اعتمادًا على نشاطك التجاري، يمكنك اختيار واحدة من الطرق التالية لإنشاء مسودات الفواتير:

المبيعات

طلب البيع ‣ الفاتورة

في معظم الشركات، يقوم مندوبو المبيعات بإنشاء عروض أسعار تتحول إلى طلبات بيع بمجرد الموافقة عليها. بعد ذلك، يتم إنشاء مسودات الفواتير بناءً على طلب البيع. لديك خيارات مختلفة مثل:

• إصدار الفاتورة يدويًا: استخدم زرًا في طلب البيع لتفعيل مسودة الفاتورة.

• إصدار الفاتورة قبل التسليم: إصدار فاتورة الطلب بالكامل قبل بدء أمر التسليم.

• إصدار الفاتورة بناءً على أمر التسليم: انظر القسم التالي.

عادةً ما يُستخدم خيار إصدار الفاتورة قبل التسليم في تطبيق التجارة الإلكترونية عندما يدفع العميل عند الطلب، ويتم التسليم لاحقًا (الدفع المسبق).

بالنسبة لمعظم الحالات الأخرى، يوصى بإصدار الفاتورة يدويًا. يتيح ذلك لمندوب المبيعات تفعيل الفاتورة عند الطلب مع خيارات: إصدار الفاتورة للطلب بأكمله، إصدار نسبة مئوية (دفعة مقدمة)، إصدار فاتورة لبعض العناصر، إصدار دفعة مقدمة ثابتة.

هذا الإجراء مناسب لكل من الخدمات والمنتجات المادية.

طلب البيع ‣ أمر التسليم ‣ الفاتورة

عادةً ما تصدر شركات البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية الفواتير بناءً على أوامر التسليم بدلاً من طلبات البيع. هذا النهج مناسب للشركات حيث قد تختلف الكميات التي يتم تسليمها عن الكميات المطلوبة: مثل المنتجات الغذائية (الفاتورة بناءً على الكمية الفعلية بالكيلوغرام).

بهذه الطريقة، إذا قمت بتسليم طلب جزئي، تقوم فقط بإصدار فاتورة لما تم تسليمه بالفعل. إذا كنت تقوم بأوامر تسليم جزئية (تسليم جزئي ثم الباقي لاحقًا)، سيتلقى العميل فاتورتين، واحدة لكل أمر تسليم.

طلب التجارة الإلكترونية ‣ الفاتورة

يؤدي طلب التجارة الإلكترونية أيضًا إلى إنشاء الطلب عندما يتم دفعه بالكامل. إذا سمحت بدفع الطلبات عن طريق الشيكات أو التحويلات المصرفية، يقوم iroom بإنشاء الطلب فقط، وستُصدر الفاتورة بمجرد استلام الدفع.

العقود

العقود العادية ‣ الفواتير

إذا كنت تستخدم العقود، يمكنك إصدار الفواتير بناءً على الوقت والمواد المستخدمة، المصاريف، أو الخدمات/المنتجات الثابتة. يقوم مندوب المبيعات كل شهر بتفعيل الفاتورة بناءً على الأنشطة المتعلقة بالعقد.

الأنشطة يمكن أن تكون:

• منتجات/خدمات ثابتة، مأخوذة من طلب بيع مرتبط بهذا العقد.

• مواد تم شراؤها (سيتم إعادة إصدارها للفاتورة).

• الوقت والمواد بناءً على جداول زمنية أو مشتريات (التعهيد الخارجي).

• المصاريف مثل السفر والإقامة التي تعيد إصدارها للفاتورة إلى العميل.

يمكنك إصدار الفواتير في نهاية العقد أو تفعيل فواتير وسيطة. هذا النهج يُستخدم من قبل شركات الخدمات التي تعتمد بشكل أساسي على الوقت والمواد في إصدار الفواتير. بالنسبة للشركات التي تعتمد على أسعار ثابتة، تستخدم طلبات البيع العادية.

العقود الدورية ‣ الفواتير

بالنسبة للاشتراكات، يتم إصدار الفاتورة دوريًا وبشكل تلقائي. يتم تحديد تكرار إصدار الفواتير والخدمات/المنتجات المفوترة على العقد.

أخرى

إنشاء فاتورة يدويًا

يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء الفواتير يدويًا دون استخدام العقود أو طلبات البيع. يُعتبر هذا النهج موصى به إذا كنت لا تحتاج إلى إدارة عملية البيع (مثل عروض الأسعار) أو تسليم المنتجات أو الخدمات.

حتى إذا قمت بإنشاء الفاتورة من طلب بيع، قد تحتاج إلى إنشاء فواتير يدويًا في حالات استثنائية:

• إذا كنت بحاجة إلى إنشاء رد أموال.

• إذا كنت بحاجة إلى تقديم خصم.

• إذا كنت بحاجة إلى تعديل فاتورة تم إنشاؤها من طلب بيع.

• إذا كنت بحاجة إلى إصدار فاتورة لشيء غير مرتبط بنشاطك التجاري الأساسي.

الوحدات المحددة

بعض الوحدات المحددة قادرة أيضًا على إنشاء مسودات الفواتير:

• العضوية: إصدار الفواتير للأعضاء سنويًا.

• الإصلاحات: إصدار الفواتير لخدمات ما بعد البيع.

إعادة ترتيب تسلسل الفواتير

من الممكن إعادة ترتيب تسلسل الفواتير، ولكن مع بعض القيود:

1. الميزة لا تعمل إذا كانت الإدخالات تعود إلى تاريخ تأمين سابق.

2. الميزة لا تعمل إذا كان التسلسل غير متوافق مع شهر الإدخال.

3. لا تعمل إذا أدى التسلسل إلى تكرار.

4. يبقى ترتيب الفواتير دون تغيير.

5. تُعتبر مفيدة للأشخاص الذين يستخدمون ترقيمًا من برنامج آخر ويرغبون في الاستمرار في السنة الحالية دون البدء من البداية.

رقمنة الفواتير باستخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR)

رقمنة الفواتير هي عملية تحويل الفواتير الورقية التقليدية تلقائيًا إلى نماذج فواتير ضمن نظام المحاسبة الخاص بك.

يستخدم iroom تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي للتعرف على محتوى المستندات. يتم إنشاء نماذج الفواتير الخاصة بالموردين والعملاء وملؤها تلقائيًا بناءً على الفواتير الممسوحة ضوئيًا.