طلب مصاريف

لكي تتمكن من إعادة إصدار فاتورة للعميل مقابل مصروف ما، يجب تثبيت تطبيق النفقات .

لتثبيت تطبيق النفقات ، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ التطبيقات ، وانقر فوق "تثبيت" في كتلة تطبيق النفقات . عند النقر فوقه، يقوم iroom بتثبيت التطبيق وتحديث الصفحة والعودة إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية.

إضافة المصاريف إلى أوامر المبيعات

للبدء، قم بتأكيد أمر المبيعات في تطبيق المبيعات الذي يمكن إضافة مصاريف معاد إصدار الفاتورة إليها. أو قم بإنشاء أمر مبيعات جديد من البداية. للقيام بذلك، انتقل إلى تطبيق المبيعات ‣ جديد . سيؤدي القيام بذلك إلى ظهور نموذج عرض أسعار فارغ.

بعد ذلك، قم بإضافة عميل ، وأضف منتجًا إلى علامة التبويب "أسطر الطلب" ، وذلك بالنقر فوق إضافة منتج . بعد ذلك، حدد منتجًا من القائمة المنسدلة.

وأخيرًا، انقر فوق "تأكيد" لتأكيد أمر المبيعات.

مع تأكيد أمر المبيعات، حان الوقت لإنشاء مصروف.

للقيام بذلك، انتقل إلى تطبيق النفقات ، بالانتقال إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ النفقات .

بعد ذلك، من لوحة معلومات النفقات ، انقر فوق جديد لإظهار نموذج نفقات فارغ.

في نموذج النفقات، أضف وصفًا للإشارة إلى النفقات بسهولة.

بعد ذلك، في حقل الفئة ، حدد أحد الخيارات التالية من القائمة المنسدلة:

• التواصل : أي شكل من أشكال التواصل المتعلق بمشروع/طلب.
• أخرى : النفقات التي لا تندرج تحت أي فئات أخرى.
• الوجبات : أي شكل من أشكال تكاليف الوجبات المرتبطة بمشروع/طلب.
• الهدايا : أي شكل من أشكال تكاليف الهدايا المتعلقة بمشروع/طلب.
• المسافة المقطوعة : أي شكل من أشكال تكاليف المسافة المقطوعة (البنزين) المرتبطة بالمشروع/الطلب.
• السفر والإقامة : أي تكاليف سفر أو إقامة مرتبطة بمشروع/طلب.

بالنسبة لسير العمل هذا، والذي سيعيد إصدار فاتورة للعميل مقابل إقامة قصيرة في الفندق، فإن الفئة لهذا المثال هي TRANS and ACC السفر والإقامة .

تحت حقل الفئة ، أدخل المبلغ الذي سيتم صرفه في حقل الإجمالي .

بعد ذلك، حدد ما إذا كان هناك أي ضرائب متضمنة في الإجمالي . إذا تم تحديد مبلغ ضريبة مُهيأ مسبقًا من حقل الضرائب المتضمنة ، يقوم iroom بحساب المبلغ الخاضع للضريبة تلقائيًا، بناءً على المبلغ المدخل في حقل الإجمالي .

بعد ذلك، اختر الموظف الذي كان مسؤولاً عن النفقات، واختر خيارًا في حقل الدفع بواسطة : الموظف (للسداد) أو الشركة .

في هذه الحالة، قام موظفنا بدفع تكاليف الفندق من ماله الخاص، لذا تم اختيار خيار الموظف (للسداد) .

على الجانب الأيمن من نموذج النفقات، يتوفر خيار إضافة مرجع الفاتورة . أسفله، تتوفر حقول تاريخ النفقات والحساب المملوءة تلقائيًا.

بعد ذلك، في حقل "العميل المراد إعادة إصدار الفاتورة" ، انقر على الحقل الفارغ لإظهار قائمة منسدلة. من هذه القائمة المنسدلة، حدد أمر المبيعات المناسب الذي يجب إرفاق هذه النفقات به. يجب ملء هذا الحقل لإعادة إصدار فاتورة للعميل مقابل نفقات.

أخيرًا، يتوفر خيار تعديل حقلي التوزيع التحليلي والشركة . لا يلزم إدخال هذه الحقول لإكمال فاتورة نفقات معاد إصدارها للعميل، ولكن يمكن تعديلها إذا لزم الأمر.

بالإضافة إلى ذلك، يوجد في أسفل نموذج المصروفات قسم ملاحظات… ، حيث يمكن إضافة أي ملاحظات متعلقة بهذه المصروفات، إذا لزم الأمر.

في الجزء العلوي من نموذج المصروفات، توجد أزرار لإرفاق الإيصال وإنشاء تقرير وتقسيم المصروفات .

إذا كان هناك إيصال مادي أو رقمي يجب إرفاقه بالمصروف، فانقر فوق إرفاق الإيصال .

إذا كان من الضروري تقسيم تكلفة هذه النفقات، فانقر فوق تقسيم النفقات . يمكن استخدام هذه الميزة لعدد من الأسباب (تقسيم النفقات مع موظف آخر، لاستيعاب معدلات ضريبية مختلفة، وما إلى ذلك).

إذا لم يكن أي من هذه الخيارات ضروريًا، فانقر فوق "إنشاء تقرير" لقفل تقرير النفقات الذي تم تكوينه للتو.

يؤدي القيام بذلك إلى الكشف عن ملخص تقرير المصروفات للمصروفات الجديدة.

هنا، بمجرد تأكيد التفاصيل المتعلقة بالنفقات، انقر فوق "إرسال إلى المدير" . سيؤدي هذا إلى إرسال تقرير النفقات إلى المدير المعتمد، الذي سيراجع النفقات.

سيقوم المدير المسؤول عن مراجعة النفقات والموافقة عليها بفحص التفاصيل المتعلقة بالنفقات، وإذا لم تكن هناك أي مشكلات، فسوف ينقر على زر الموافقة - والذي يظهر فقط في عرض المدير لملخص تقرير النفقات الذي تم تقديمه إلى المدير من قبل الموظف.

بمجرد الموافقة، تتغير الأزرار الموجودة أعلى ملخص تقرير المصروفات مرة أخرى. في هذه المرحلة، تكون الأزرار الموجودة أعلى ملخص تقرير المصروفات هي: نشر القيود اليومية ، والإبلاغ في كشف الراتب التالي ، والرفض ، وإعادة التعيين إلى المسودة .

عندما يصبح المدير راضيًا عن ملخص تقرير المصروفات ، فسوف ينقر فوق "نشر القيود اليومية" .

عند النقر فوق "نشر القيود اليومية" ، يختفي هذا الزر، ويتم ملء عمود التوزيع التحليلي في علامة التبويب "المصروفات" بطلب المبيعات الذي تم تكوينه في البداية للمصروفات في حقل "العميل لإعادة الفاتورة" .

مصاريف إعادة الفاتورة

بعد إكمال هذه الخطوات، حان الوقت للعودة إلى أمر المبيعات لاستكمال إعادة إصدار فاتورة النفقات للعميل.

للقيام بذلك، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ تطبيق المبيعات ، وحدد أمر المبيعات المناسب الذي يجب إعادة إصدار فاتورة له مقابل النفقات.

في نموذج المبيعات، أصبحت النفقات التي تم تكوينها حديثًا موجودة الآن في علامة التبويب "أسطر الطلب" ، مع ملء عمود "تم التسليم" وجاهزة للفاتورة.

بعد التأكد من تفاصيل النفقات، انقر فوق "إنشاء فاتورة" في أعلى أمر المبيعات. عند النقر فوقه، تظهر نافذة منبثقة لإنشاء الفواتير .

من النافذة المنبثقة هذه، اترك حقل إنشاء فاتورة على خيار الفاتورة العادية الافتراضي ، وانقر فوق إنشاء مسودة فاتورة .

سيؤدي القيام بذلك إلى إظهار مسودة فاتورة العميل التي تُظهر فقط النفقات في علامة تبويب أسطر الفاتورة .

إذا كانت جميع المعلومات المتعلقة بالنفقات صحيحة، فانقر فوق "تأكيد" لتأكيد الفاتورة. يؤدي القيام بذلك إلى نقل حالة الفاتورة من مسودة إلى مُرسلة .

لإرسال الفاتورة إلى العميل، انقر فوق "إرسال وطباعة" . سيؤدي ذلك إلى ظهور نافذة منبثقة للإرسال ، مع رسالة مُهيأة مسبقًا وفاتورة بتنسيق PDF في نص الرسالة. يمكن مراجعة الرسالة وتعديلها إذا لزم الأمر.

بمجرد أن تصبح الفاتورة جاهزة، انقر فوق "إرسال وطباعة" لإرسالها إلى العميل. عند النقر فوق هذا الزر، تختفي النافذة المنبثقة، ويرسل iroom الرسالة/الفاتورة إلى العميل. بالإضافة إلى ذلك، يتم تنزيل ملف PDF من الفاتورة تلقائيًا لأغراض حفظ السجلات و/أو الطباعة.

العودة إلى فاتورة العميل ، انقر فوق زر تسجيل الدفع عندما يقوم العميل بدفع النفقات المذكورة في الفاتورة.

عند النقر فوق تسجيل الدفع ، تظهر نافذة منبثقة لتسجيل الدفع . في هذه النافذة المنبثقة، يتم ملء الحقول الضرورية تلقائيًا بالمعلومات الصحيحة. بعد مراجعة المعلومات، انقر فوق إنشاء الدفع .

بمجرد النقر فوق "إنشاء دفعة" ، تختفي النافذة المنبثقة، ويظهر شريط "قيد الدفع" باللون الأخضر في الزاوية اليمنى العليا من الفاتورة، مما يدل على سداد هذه الفاتورة بالكامل. وبالتالي، يتم إكمال سير العمل.