تكوين التطبيق والإعدادات

أولاً، من أجل متابعة تقدم المشروع بدقة، يجب تثبيت تطبيقات iroom Project و Accounting .

لتثبيت تطبيق Project ، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ Apps . ثم، في صفحة Apps ، حدد موقع كتلة تطبيق Project ، وانقر فوق Activate . يتم تحديث الصفحة تلقائيًا والعودة إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية، حيث يتوفر الآن تطبيق Project للوصول إليه.

كرر نفس العملية لتثبيت تطبيق المحاسبة .

بعد التثبيت، انقر على أيقونة تطبيق المحاسبة من لوحة معلومات iroom الرئيسية، وانتقل إلى التكوين ‣ الإعدادات . في صفحة الإعدادات ، مرر لأسفل إلى قسم التحليلات ، وتأكد من تحديد المربع بجوار المحاسبة التحليلية .

ثم انقر فوق حفظ لحفظ كافة التغييرات.

بعد ذلك، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ تطبيق المشروع ‣ التكوين ‣ الإعدادات . في صفحة الإعدادات ، في قسم إدارة الوقت ، تأكد من تحديد المربع بجوار ميزة جداول العمل .

ثم انقر فوق حفظ لحفظ كافة التغييرات.

تكوين منتج الخدمة

مع تفعيل ميزة جداول العمل في تطبيق المشروع ، أصبح من الممكن الآن إصدار فاتورة للوقت المستغرق في مشروع ما، ولكن فقط عند إجراء تكوينات المنتج التالية.

لتكوين منتج خدمة، انتقل أولاً إلى تطبيق المبيعات ‣ المنتجات ‣ المنتجات . في صفحة المنتجات ، حدد منتج الخدمة المطلوب تكوينه، أو انقر فوق جديد لإنشاء منتج جديد.

من نموذج المنتج، في علامة التبويب "المعلومات العامة" ، اضبط نوع المنتج على "الخدمة" . ثم افتح القائمة المنسدلة في حقل "سياسة الفوترة" ، وحدد "بناءً على جداول العمل" .

بعد ذلك، من القائمة المنسدلة "إنشاء حسب الطلب" ، حدد "المشروع والمهمة" . يشير هذا الإعداد إلى أنه عند إنشاء أمر مبيعات باستخدام منتج الخدمة المحدد هذا، يتم إنشاء مشروع ومهمة جديدين في تطبيق "المشروع" .

إضافة الوقت المستغرق في طلب المبيعات

بعد تكوين منتج الخدمة بشكل صحيح باستخدام سياسة الفوترة الصحيحة وخيارات الإنشاء عند الطلب ، من الممكن إضافة الوقت المستغرق في أمر المبيعات.

لمشاهدة ذلك أثناء العمل، انتقل إلى تطبيق المبيعات ‣ جديد لفتح نموذج عرض أسعار فارغ. ثم انتقل إلى إضافة عميل ، وفي علامة التبويب أسطر الطلب ، انقر فوق إضافة منتج ، وحدد منتج الخدمة المُهيأ بشكل صحيح من القائمة المنسدلة.

بعد ذلك، انقر فوق "تأكيد" لتأكيد الطلب.

بعد تأكيد أمر البيع، يظهر زرين في أعلى نموذج الطلب: المشاريع والمهام .

إذا تم النقر فوق الزر الذكي "المشاريع" ، فسيكشف عن المشروع المحدد المرتبط بطلب المبيعات هذا. إذا تم النقر فوق الزر الذكي "المهام" ، فسيكشف عن مهمة المشروع المحددة المرتبطة بطلب المبيعات هذا. يمكن الوصول إلى كليهما أيضًا في تطبيق المشروع .

لإضافة الوقت المستغرق في أمر مبيعات، انقر فوق زر المهام الذكي.

في نموذج المهمة، حدد علامة التبويب "جداول العمل" . من علامة التبويب "جداول العمل" ، يمكن تعيين الموظفين للعمل في المشروع، ويمكن للموظفين أو الشخص الذي أنشأ أمر المبيعات إضافة الوقت الذي يقضونه في العمل على المهمة.

لإضافة موظف والوقت المستغرق في العمل على المهمة، انقر فوق إضافة سطر في علامة التبويب "جداول العمل" . ثم حدد التاريخ والموظف المناسبين . هناك أيضًا خيار لإضافة وصف موجز للعمل المنجز خلال هذا الوقت في عمود الوصف ، لكن هذا ليس ضروريًا.

أخيرًا، أدخل مقدار الوقت الذي عملت فيه على المهمة في عمود "الساعات المستغرقة" ، وانقر لإكمال هذا السطر في علامة التبويب "جداول العمل" .

كرر هذه العملية لعدد الموظفين وساعات العمل التي تم تنفيذها في المشروع.

الوقت المستغرق في الفاتورة

بمجرد إضافة جميع الموظفين والوقت اللازمين إلى مهمة المشروع، ارجع إلى أمر المبيعات لإرسال فاتورة إلى العميل عن تلك الساعات. للقيام بذلك، انقر فوق الزر الذكي "أمر المبيعات" في أعلى نموذج المهمة، أو ارجع إلى أمر المبيعات عبر روابط التنقل الموجودة في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة.

في نموذج طلب المبيعات، ينعكس الوقت الذي تمت إضافته إلى المهمة في علامة التبويب أسطر الطلب (في العمود المسلم ) وفي الزر الذكي الجديد ساعات التسجيل أعلى طلب المبيعات.

لإرسال فاتورة للعميل مقابل الوقت الذي قضاه في المشروع، انقر فوق إنشاء فاتورة ، ثم حدد فاتورة عادية من النافذة المنبثقة إنشاء الفواتير . ثم انقر فوق إنشاء مسودة فاتورة .

سيؤدي القيام بذلك إلى الكشف عن مسودة فاتورة العميل ، والتي تُظهر بوضوح كل العمل الذي تم إجراؤه في علامة التبويب "أسطر الفاتورة" .

انقر فوق "تأكيد" لتأكيد الفاتورة ومتابعة عملية الفوترة.

تكوين النفقات

لكي تتمكن من تتبع النفقات المرتبطة بطلب المبيعات وإصدار الفواتير لها، يجب تثبيت تطبيق نفقات iroom.

لتثبيت تطبيق النفقات ، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ التطبيقات . ثم، في صفحة التطبيقات ، حدد موقع كتلة تطبيق النفقات ، وانقر فوق تنشيط .

يتم تحديث الصفحة تلقائيًا والعودة إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية، حيث أصبح تطبيق النفقات متاحًا الآن للوصول إليه.

إضافة المصاريف إلى أمر المبيعات

لإضافة مصروف إلى أمر مبيعات، انتقل أولاً إلى تطبيق النفقات . ثم من لوحة معلومات النفقات الرئيسية ، انقر فوق جديد ، مما يكشف عن نموذج نفقات فارغ.

في نموذج المصروفات، أضف وصفًا للمصروفات (على سبيل المثال ، ). بعد ذلك، في حقل الفئة ، حدد الخيار المناسب من القائمة المنسدلة (على سبيل المثال الوجبات ، والأميال ، والسفر والإقامة ).
Hotel StayPlane Ticket

بعد ذلك، أدخل المبلغ الإجمالي للنفقات في حقل الإجمالي ، بالإضافة إلى أي ضرائب متضمنة ة قد تنطبق. بعد ذلك، تأكد من تحديد الموظف الصحيح ، وحدد من دفع النفقات في حقل الدفع بواسطة : الموظف (الذي سيتم تعويضه) أو الشركة .

بعد ذلك، في حقل "العميل لإعادة إصدار الفاتورة" ، حدد أمر المبيعات المناسب من القائمة المنسدلة. ثم حدد نفس معلومات أمر المبيعات من حقل "التوزيع التحليلي" أيضًا.

إذا كان هناك أي إيصالات يجب تحميلها وإرفاقها بالنفقة، فانقر فوق زر إرفاق الإيصال ، ثم قم بتحميل المستندات اللازمة للنفقة. هذا ليس ضروريًا ، ولكنه قد يؤثر على ما إذا كانت النفقات ستتم الموافقة عليها أم لا.

عندما يتم إدخال كافة المعلومات، انقر فوق "إنشاء تقرير" لإنشاء تقرير مصروفات يوضح كافة معلومات المصروفات التي تم إدخالها للتو.

بعد ذلك، هناك خيار الإرسال إلى المدير للموافقة. بمجرد الموافقة، يظهر التقرير في كشف الراتب التالي .

لعرض تدفق كامل في هذا المثال، حدد "إرسال إلى المدير" . بعد ذلك، ينقر المدير على "موافق" للموافقة على هذه النفقات، ثم ينقر على " نشر القيود اليومية" لنشر هذه النفقات في دفتر اليومية المحاسبية.

نفقات الفاتورة

لإرسال فاتورة إلى عميل مقابل مصروف في طلب مبيعات ، انتقل إلى طلب المبيعات ذي الصلة، إما من تطبيق المبيعات أو من تقرير النفقات في تطبيق النفقات . من تقرير النفقات، انقر فوق الزر الذكي طلبات المبيعات في أعلى الصفحة.

إذا تم ربط تقرير المصروفات بطلب المبيعات، فإن المصروفات التي تم تكوينها حديثًا تحتوي الآن على سطر خاص بها في علامة التبويب "أسطر الطلب" ، ويمكن إصدار فاتورة لها للعميل.

لإرسال فاتورة للعميل مقابل المصروفات الموجودة في أمر المبيعات، انقر فوق إنشاء فاتورة ، ثم حدد الفاتورة العادية من النافذة المنبثقة إنشاء الفواتير ، ثم انقر فوق إنشاء مسودة فاتورة .

يؤدي القيام بذلك إلى الكشف عن مسودة فاتورة العميل للنفقات. بعد ذلك، يمكن إكمال عملية الفوترة كالمعتاد.

تكوين الشراء

لكي تتمكن من إرسال فاتورة للعميل مقابل المشتريات التي أجراها على أمر مبيعات، يجب تثبيت تطبيق الشراء .

لتثبيت تطبيق الشراء ، انتقل إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية ‣ التطبيقات . ثم، في صفحة التطبيقات ، حدد موقع كتلة تطبيق الشراء ، وانقر فوق تنشيط . يتم تحديث الصفحة تلقائيًا والعودة إلى لوحة معلومات iroom الرئيسية، حيث أصبح تطبيق الشراء متاحًا الآن للوصول إليه.

إضافة الشراء إلى أمر المبيعات

لإضافة عملية شراء إلى طلب مبيعات، يجب إنشاء طلب شراء أولاً. لإنشاء طلب شراء، انتقل إلى تطبيق الشراء ‣ جديد لإظهار نموذج طلب شراء فارغ.

أولاً، أضف بائعًا إلى طلب الشراء. ثم، ضمن علامة التبويب "المنتجات" ، انقر فوق القائمة المنسدلة "خيارات الأعمدة الإضافية" ، والتي تمثلها خطان أفقيان بهما نقاط، وتقعان في أقصى يمين رؤوس الأعمدة. من تلك القائمة المنسدلة، حدد "التوزيع التحليلي" .

بعد إضافة عمود التوزيع التحليلي إلى العناوين في علامة التبويب "المنتجات" في نموذج طلب الشراء، انتقل إلى إضافة المنتج (المنتجات) إلى طلب الشراء. للقيام بذلك، انقر فوق إضافة منتج ، وحدد المنتج المطلوب من القائمة المنسدلة. كرر ذلك لجميع المنتجات التي تريد إضافتها.

بعد ذلك، حدد التوزيع التحليلي المناسب المرتبط بطلب المبيعات الذي يرتبط به طلب الشراء هذا. للقيام بذلك، انقر فوق حقل التوزيع التحليلي الفارغ لإظهار نافذة منبثقة للتوزيع التحليلي .

بعد ذلك، من القائمة المنسدلة "الأقسام" ، قم باختيار التوزيع التحليلي المرتبط بطلب المبيعات المطلوب إصدار فاتورة له مقابل عملية الشراء.

بمجرد إدخال كافة المعلومات في علامة التبويب "المنتجات" في طلب الشراء، قم بتأكيد الطلب بالنقر فوق "تأكيد الطلب" . ثم انقر فوق "استلام المنتجات" عند استلام المنتجات. يؤدي هذا إلى إنشاء نموذج استلام.

بعد ذلك، انقر فوق التحقق للتحقق من صحة أمر الشراء.

بعد ذلك، قم بالعودة إلى أمر الشراء، عبر روابط التنقل الموجودة في أعلى الصفحة، وانقر فوق إنشاء فاتورة لإنشاء فاتورة بائع يمكن إصدارها للعميل على أمر المبيعات المرفق.

بعد ذلك، انقر فوق تأكيد لتأكيد فاتورة البائع، والتي يتم إضافتها تلقائيًا إلى أمر المبيعات، حيث يمكن إصدار فاتورة مباشرة للعميل المرتبط بها.

شراء الفاتورة

لإرسال فاتورة إلى العميل مقابل عملية شراء في أمر مبيعات، قم أولاً بإضافة عملية الشراء إلى أمر المبيعات ، ثم انتقل إلى أمر المبيعات المطلوب في تطبيق المبيعات .

في أمر المبيعات الذي تم إرفاقه بطلب الشراء، أصبح للمنتج الذي تم شراؤه الآن خط منتج خاص به ضمن علامة التبويب أسطر الطلب ، وهو جاهز للفاتورة.

لإرسال فاتورة للعميل مقابل عملية الشراء، ما عليك سوى النقر فوق إنشاء فاتورة ، ثم تحديد الفاتورة العادية من النافذة المنبثقة إنشاء الفواتير ، ثم النقر فوق إنشاء مسودة فاتورة .

يؤدي القيام بذلك إلى الكشف عن مسودة فاتورة العميل مع منتج طلب الشراء المضاف حديثًا في علامة التبويب "أسطر الفاتورة" .

لإكمال عملية إصدار الفاتورة، انقر فوق "تأكيد" لتأكيد الفاتورة، ثم انقر فوق "تسجيل الدفع" في نموذج النافذة المنبثقة "تسجيل الدفع" .