الفاتورة الأولية هي فاتورة مختصرة أو تقديرية يتم إرسالها قبل تسليم البضائع. وهي تشير إلى نوع وكمية البضائع وقيمتها وغيرها من المعلومات المهمة، مثل الوزن وتكاليف النقل.
تُستخدم الفواتير الأولية عادةً كفواتير أولية مصحوبة بسعر معروض. كما تُستخدم أيضًا أثناء الاستيراد لأغراض الجمارك. وهي تختلف عن الفاتورة العادية في أنها ليست طلبًا للدفع.
من أجل الاستفادة من الفواتير النموذجية، يجب تفعيل ميزة الفاتورة النموذجية .
لتفعيل هذه الميزة، انتقل إلى تطبيق المبيعات ‣ التكوين ‣ الإعدادات ، وفي قسم عروض الأسعار والطلبات ، انقر فوق مربع الاختيار بجوار الفاتورة الأولية . ثم انقر فوق حفظ لحفظ جميع التغييرات.
مع تفعيل ميزة الفاتورة الأولية ، أصبح خيار إرسال فاتورة أولية متاحًا الآن لأي عرض أسعار أو طلب مبيعات، عبر زر إرسال الفاتورة الأولية .
ملاحظة
لا يمكن إرسال الفواتير الأولية لطلب مبيعات أو عرض أسعار إذا تم بالفعل إرسال فاتورة للدفعة المقدمة، أو للاشتراك المتكرر.
في كلتا الحالتين، لا يظهر زر إرسال فاتورة Pro-Froma .
ومع ذلك، يمكن إرسال الفواتير الأولية مقابل الخدمات، وتسجيل الفعاليات، والدورات، و/أو الاشتراكات الجديدة. ولا تقتصر الفواتير الأولية على السلع المادية أو الاستهلاكية أو القابلة للتخزين.
عند النقر على زر إرسال فاتورة مبدئية ، تظهر نافذة منبثقة يمكنك من خلالها إرسال بريد إلكتروني.
في النافذة المنبثقة، يتم ملء حقل المستلمين تلقائيًا بالعميل من طلب المبيعات أو عرض الأسعار. يمكن تعديل حقل الموضوع ونص البريد الإلكتروني، إذا لزم الأمر.
سيتم إضافة الفاتورة الأولية تلقائيًا كمرفق إلى البريد الإلكتروني.
عندما تكون جاهزًا، انقر فوق "إرسال" ، وسيقوم iroom على الفور بإرسال البريد الإلكتروني، مع الفاتورة الأولية المرفقة، إلى العميل.
نصيحة
لمعاينة شكل الفاتورة الأولية، انقر على ملف PDF في أسفل نافذة البريد الإلكتروني المنبثقة قبل النقر على "إرسال" . عند النقر فوقه، يتم تنزيل الفاتورة الأولية على الفور. افتح ملف PDF لعرض (ومراجعة) الفاتورة الأولية.
