من فاتورة مسودة إلى تقرير الأرباح والخسائر، تتضمن العملية عدة خطوات بمجرد طلب/شحن البضائع (أو تقديم الخدمات) للعميل، وذلك حسب سياسة الفوترة:

• إنشاء الفاتورة

• تأكيد الفاتورة

• إرسال الفاتورة

• الدفع والتسوية

• متابعة الدفع

• إعداد التقارير

إنشاء الفاتورة

يمكن إنشاء الفواتير المسودة مباشرة من مستندات مثل أوامر البيع أو الشراء أو يدويًا من دفتر يوميات فواتير العملاء في لوحة معلومات المحاسبة .

يجب أن تحتوي الفاتورة على المعلومات اللازمة لتمكين العميل من الدفع بسرعة مقابل السلع والخدمات. تأكد من إكمال الحقول التالية بشكل مناسب:

• العميل : عند اختيار عميل، يقوم iroom تلقائيًا بجلب معلومات من سجل العميل مثل عنوان الفاتورة، شروط الدفع المفضلة ، المراكز الضريبية ، حساب المستحقات، والمزيد إلى الفاتورة. لتغيير هذه القيم لهذه الفاتورة المحددة، قم بتحريرها مباشرةً على الفاتورة. لتغييرها للفواتير المستقبلية، قم بتحديث القيم في سجل جهة الاتصال.

• تاريخ الفاتورة : إذا لم يتم تحديده يدويًا، يتم ضبط هذا الحقل تلقائيًا كتاريخ اليوم عند التأكيد.

• تاريخ الاستحقاق أو شروط الدفع : لتحديد موعد دفع العميل للفاتورة.

• دفتر اليومية : يتم ضبطه تلقائيًا ويمكن تغييره إذا لزم الأمر.

• العملة

• المنتج : انقر فوق إضافة سطر لإضافة منتج.

• الكمية

• السعر

• الضرائب (إن وجدت)

يعرض تبويب عناصر اليومية الإدخالات المحاسبية التي تم إنشاؤها. يمكن إضافة أو تعديل معلومات إضافية للفاتورة مثل مرجع العميل ، المراكز الضريبية ، شروط التجارة الدولية ، والمزيد في تبويب معلومات أخرى .

تأكيد الفاتورة

انقر فوق تأكيد عند اكتمال المستند. تتغير حالة المستند إلى منشور ، ويتم إنشاء إدخال يومية بناءً على إعداد الفاتورة. عند التأكيد، يقوم iroom بتخصيص رقم فريد لكل مستند من خلال تسلسل محدد .

إرسال الفاتورة

لإرسال الفاتورة إلى العميل، انقر فوق إرسال وطباعة . ستظهر نافذة منبثقة بعنوان تخصيص تصميم المستند إذا لم يتم تخصيص تصميم فاتورة افتراضي . بعد ذلك، اختر طريقة إرسال هذه الفاتورة إلى العميل في نافذة إرسال .

لإرسال وطباعة عدة فواتير، انتقل إلى المحاسبة ‣ العملاء ‣ الفواتير وحدد الفواتير. ثم انقر فوق الإجراءات واختر إرسال وطباعة . ستظهر لافتة على الفواتير المحددة لتشير إلى أنها جزء من عملية إرسال وطباعة جارية. يساعد ذلك على منع تكرار العملية يدويًا، حيث قد تستغرق وقتًا طويلاً في الدُفعات الكبيرة جدًا.

الدفع والتسوية

في iroom، تُعتبر الفاتورة مدفوعة عندما يتم تسوية الإدخال المحاسبي المرتبط بها مع معاملة مصرفية مطابقة.

متابعة الدفع

تساعد إجراءات المتابعة في iroom الشركات على متابعة فواتير العملاء. يمكن إعداد إجراءات مختلفة لتذكير العملاء بدفع فواتيرهم المستحقة، وذلك حسب مدة التأخير. تُجمّع هذه الإجراءات في مستويات متابعة تُفعّل عندما تتجاوز الفاتورة فترة التأخير المحددة. إذا كان هناك العديد من الفواتير المتأخرة لنفس العميل، تُنفذ الإجراءات على الفاتورة الأكثر تأخيرًا.

التسلسل

التسلسل الذي يخصصه iroom لكل مستند هو رقم فريد يتكون من بادئة ورقم. تجمع البادئة بين رمز اليومية وتاريخ الإدخال وتُستخدم لتجميع الإدخالات حسب الفترة. الرقم فريد لكل فترة ويُستخدم لتحديد الإدخال. التسلسل الافتراضي على فواتير العملاء هو INV/YYYY/رقم . في بعض الحالات الخاصة، قد يكون من الضروري إعادة تسلسل الفواتير.

إعادة ترتيب التسلسل

إعادة ترتيب التسلسل غير ممكنة:

• عندما تكون الإدخالات قبل تاريخ القفل.

• عندما يؤدي التسلسل إلى تكرار.

• عندما لا يتطابق تاريخ الفاتورة مع التاريخ الموجود في رقم التسلسل الجديد، على سبيل المثال، إذا تم تغيير التسلسل إلى INV/2023/XXXXX لوثيقة تحتوي على تاريخ الفاتورة في 2024.

لتغيير تسلسل الفاتورة إلى الهيكل INV/YYYY/MM/number، أضف /MM مع رقم الشهر من تاريخ الفاتورة . سيقوم iroom بالتعرف على المصطلح “/” كشهر ويحدث تسلسل الفاتورة المستقبلي بشكل مناسب مع شهر تاريخ الفاتورة . على سبيل المثال، إذا كان تاريخ الفاتورة في يناير، قم بتغيير التسلسل إلى INV/2024/01/XXXXX .

في هذه الحالة، إذا لم يتطابق تاريخ الفاتورة مع رقم التسلسل، سيظهر رسالة خطأ خطأ في التحقق .

إعادة ترتيب تسلسل فاتورة واحدة

لإعادة ترتيب تسلسل الفاتورة المؤكدة الأخيرة، اضغط على إعادة إلى المسودة ، ثم قم بتغيير التسلسل. ستظهر الفاتورة الآن باللون الأحمر في قائمة فواتير العملاء .

إعادة ترتيب تسلسل الفواتير بشكل جماعي

يمكن أن يكون من المفيد إعادة ترتيب أرقام عدة فواتير، على سبيل المثال، عند استيراد الفواتير من نظام فوترة أو محاسبة آخر وكانت المراجع تأتي من البرنامج السابق، يجب الحفاظ على الاستمرارية للسنة الحالية دون البدء من جديد.

اتبع هذه الخطوات لإعادة ترتيب أرقام الفواتير:

1. قم بتفعيل وضع المطور .

2. من لوحة التحكم المحاسبية ، افتح دفتر يوميات فواتير العملاء .

3. حدد الفواتير التي تحتاج إلى تسلسل جديد.

4. اضغط على الإجراءات واختر إعادة ترتيب .

5. في حقل الترتيب ، اختر:

   • الحفاظ على الترتيب الحالي : يبقى ترتيب الأرقام كما هو.

   • إعادة الترتيب حسب تاريخ المحاسبة : يتم إعادة ترتيب الأرقام حسب تاريخ المحاسبة.

6. حدد أول تسلسل جديد .

7. اضغط على معاينة التعديلات ثم تأكيد .

تظهر أول فاتورة باستخدام التسلسل الجديد باللون الأحمر في قائمة فواتير العملاء .

التقارير

تقارير الشركاء

دفتر حسابات الشركاء

يُظهر تقرير دفتر حسابات الشركاء أرصدة العملاء والموردين. للوصول إليه، انتقل إلى المحاسبة ‣ التقارير ‣ دفتر حسابات الشركاء .

الحسابات المستحقة (العملاء)

لمراجعة فواتير العملاء غير المدفوعة وتواريخ استحقاقها ذات الصلة، استخدم تقرير الحسابات المستحقة (العملاء) . للوصول إليه، انتقل إلى المحاسبة ‣ التقارير ‣ الحسابات المستحقة (العملاء) .

الحسابات المستحقة (الموردين)

لمراجعة الفواتير المستحقة للموردين وتواريخ استحقاقها ذات الصلة، استخدم تقرير الحسابات المستحقة (الموردين) . للوصول إليه، انتقل إلى المحاسبة ‣ التقارير ‣ الحسابات المستحقة (الموردين) .

الأرباح والخسائر

يعرض تقرير الأرباح والخسائر تفاصيل الدخل والمصروفات.

الميزانية العمومية

يُوجز تقرير الميزانية العمومية أصول الشركة، خصومها، وحقوق الملكية في وقت محدد.