في بعض الأحيان، قد ترغب الشركات في دعوة الموردين لتقديم عروض لسلع أو خدمات مماثلة دفعة واحدة. يساعد هذا الشركات في اختيار الموردين الأرخص والأسرع لتلبية احتياجات أعمالهم المحددة.
في iroom، يمكن القيام بذلك عن طريق إنشاء طلبات عروض أسعار بديلة (RfQs) لموردين مختلفين. بمجرد استلام رد من كل مورد، يمكن مقارنة خطوط المنتجات من كل طلب عرض سعر ( RfQ ) واتخاذ قرار بشأن المنتجات التي سيتم شراؤها ومن أي مورد.
ملاحظة
يُشار أحيانًا إلى هذه العملية بـ دعوة لتقديم العروض ، وتُستخدم بشكل أساسي من قبل المنظمات في القطاع العام، التي تكون ملزمة قانونًا باستخدامها عند إجراء عملية شراء. ومع ذلك، يمكن للشركات الخاصة أيضًا استخدام طلبات عروض أسعار بديلة ( RfQs ) لإنفاق المال بكفاءة.
لإنشاء طلبات عروض أسعار بديلة ( RfQs )، يجب تفعيل ميزة اتفاقيات الشراء في إعدادات تطبيق الشراء . لتفعيل هذه الميزة، انتقل إلى تطبيق الشراء ‣ الإعدادات ‣ التكوين . ضمن قسم الطلبات ، انقر على خانة الاختيار اتفاقيات الشراء .
ثم انقر على حفظ لتطبيق التغيير.
لإنشاء طلب عرض سعر جديد ( RfQ )، اتبع التعليمات الواردة في وثائق طلبات عروض الأسعار .
بمجرد إنشاء أمر شراء ( PO ) وإرساله إلى المورد، يمكن إنشاء طلبات عروض أسعار بديلة ( RfQs ) لموردين إضافيين لمقارنة الأسعار وأوقات التسليم وعوامل أخرى، للمساعدة في اتخاذ قرار بشأن الطلب.
لإنشاء طلبات عروض أسعار بديلة من الطلب الأصلي، انقر على علامة التبويب البدائل . ثم انقر على إنشاء بديل . عند النقر، تظهر نافذة منبثقة بعنوان إنشاء بديل .
من هذه النافذة، اختر موردًا بديلاً من القائمة المنسدلة بجانب حقل المورد ، الذي سيتم تعيين عرض السعر البديل له.
بجانب ذلك، يوجد مربع اختيار نسخ المنتجات الذي يتم تحديده افتراضيًا. عند التحديد، يتم نسخ كميات المنتجات من طلب عرض السعر الأصلي ( RfQ ) إلى البديل. بالنسبة لهذا العرض البديل الأول، اترك مربع الاختيار محددًا. بمجرد الانتهاء، انقر على إنشاء بديل . يؤدي ذلك إلى فتح نموذج طلب عرض سعر ( RfQ ) جديد.
نظرًا لأن مربع اختيار إنشاء بديل تم تركه محددًا، فإن النموذج الجديد يتم تعبئته مسبقًا بنفس المنتجات والكميات والتفاصيل الأخرى مثل الطلب الأصلي.
ملاحظة
عند تحديد مربع اختيار نسخ المنتجات أثناء إنشاء عرض بديل، لا حاجة لإضافة منتجات إضافية، إلا إذا كان ذلك مطلوبًا.
ومع ذلك، إذا كان المورد المحدد مدرجًا في عمود المورد ضمن نموذج منتج معين مضمن في الطلب، يتم نسخ القيم المحددة على نموذج المنتج إلى طلب عرض السعر ( RfQ )، ويجب تعديلها يدويًا إذا لزم الأمر.
بمجرد الجاهزية، أنشئ عرضًا بديلاً ثانيًا بالنقر على علامة التبويب البدائل ، ثم إنشاء بديل .
يفتح ذلك نافذة منبثقة إنشاء بديل . اختر مرة أخرى موردًا مختلفًا من القائمة المنسدلة بجانب المورد . بالنسبة لطلب عرض السعر ( RfQ ) هذا، قم بإلغاء تحديد مربع اختيار نسخ المنتجات . يؤدي ذلك إلى إزالة جميع المنتجات في الطلب البديل الجديد، مما يجعله فارغًا. يمكن إضافة المنتجات المحددة التي يجب طلبها من هذا المورد حسب الحاجة.
بمجرد الجاهزية، انقر على إنشاء بديل .
نصيحة
إذا كان يجب إزالة عرض بديل من علامة التبويب البدائل ، يمكن إزالته بشكل فردي بالنقر على أيقونة X (إزالة) في نهاية الصف الخاص به.
ينشئ ذلك طلب عرض سعر ( RfQ ) جديدًا ثالثًا. ولكن، نظرًا لأن كميات المنتجات من طلب عرض السعر الأصلي لم يتم نسخها، فإن خطوط المنتجات فارغة، ويمكن إضافة منتجات جديدة حسب الحاجة بالنقر على إضافة منتج ، واختيار المنتجات المطلوبة من القائمة المنسدلة.
بمجرد إضافة العدد المطلوب من المنتجات المحددة، انقر على إرسال عبر البريد الإلكتروني .
يفتح ذلك نافذة منبثقة إنشاء بريد إلكتروني ، حيث يمكن تخصيص الرسالة المرسلة إلى المورد، ويمكن إضافة مرفقات إذا لزم الأمر. بمجرد الجاهزية، انقر على إرسال .
من هذا النموذج الأحدث، انقر على علامة التبويب البدائل . ضمن هذه العلامة، يمكن رؤية جميع طلبات عروض الأسعار الثلاثة ( RfQs ) في عمود المرجع . بالإضافة إلى ذلك، يتم إدراج الموردين ضمن عمود المورد ، وإجمالي الطلبات ( الإجمالي ) وحالتها ( الحالة ) في الصفوف أيضًا.
يتم حساب التاريخ في عمود الوصول المتوقع لكل مورد، استنادًا إلى أوقات التسليم المُكونة مسبقًا في نماذج المورد والمنتج.
حتى إذا لم يتم إنشاء عرض سعر مباشرة من علامة التبويب البدائل الخاصة بطلب عرض سعر ( RfQ ) آخر، يمكن ربطه بعروض الأسعار الحالية.
للقيام بذلك، ابدأ بإنشاء طلب عرض سعر جديد ( RfQ ). انتقل إلى تطبيق الشراء ‣ جديد . قم بملء طلب عرض السعر ( RfQ ) وفقًا لـ التعليمات السابقة .
ثم، بمجرد الانتهاء، انقر على علامة التبويب البدائل . نظرًا لأن هذا الطلب الجديد ( RfQ ) قد تم إنشاؤه بشكل منفصل، فلا توجد أوامر أخرى مرتبطة بعد.
ومع ذلك، لربط هذا الطلب ( RfQ ) بالبدائل الحالية، انقر على ربط بطلب عرض سعر موجود في السطر الأول في عمود المورد .
يؤدي ذلك إلى فتح نافذة منبثقة بعنوان إضافة: أوامر شراء بديلة . اختر طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) التي تم إنشاؤها مسبقًا، وانقر على تحديد . الآن، يتم نسخ جميع هذه الطلبات إلى هذا الطلب ( RfQ )، ويمكن العثور عليها ضمن علامة التبويب البدائل .
نصيحة
إذا كان يتم معالجة عدد كبير من أوامر الشراء ( POs )، ولم يتم العثور على الأوامر السابقة، انقر على أيقونة (chevron) الموجودة إلى يمين شريط البحث أعلى النافذة المنبثقة.
ثم، ضمن قسم التجميع حسب ، انقر على المورد . يتم عرض الموردين في قوائم منسدلة متداخلة، ويمكن توسيع قائمة كل مورد لعرض أوامر الشراء المفتوحة ( POs ) لذلك المورد.
يمكن مقارنة طلبات عروض الأسعار البديلة ( RfQs ) جنبًا إلى جنب، لتحديد الموردين الذين يقدمون أفضل الصفقات على المنتجات المدرجة في الطلبات.
لمقارنة طلبات عروض الأسعار البديلة ( RfQs )، انتقل إلى تطبيق الشراء ، وحدد أحد طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) التي تم إنشاؤها مسبقًا.
ثم انقر على علامة التبويب البدائل لرؤية جميع طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) المرتبطة. بعد ذلك، ضمن خيار إنشاء بديل ، انقر على مقارنة خطوط المنتجات . يؤدي ذلك إلى الانتقال إلى صفحة مقارنة خطوط الطلبات .
تعرض صفحة مقارنة خطوط الطلبات افتراضيًا المنتجات مرتبة حسب المنتج . يتم عرض كل منتج مدرج في أي من طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) في قائمة منسدلة متداخلة، ويظهر جميع أرقام أوامر الشراء ( PO ) في عمود المرجع .
ملاحظة
لإزالة خطوط المنتجات من صفحة مقارنة خطوط الطلبات ، انقر على إزالة في نهاية صف المنتج على اليمين.
عند القيام بذلك، تتم إزالة هذا المنتج المحدد كخيار قابل للتحديد من الصفحة،
ويتم تغيير السعر الإجمالي (
الإجمالي
) لهذا المنتج على الصفحة إلى
0
.
بالإضافة إلى ذلك، في نموذج طلب عرض السعر (
RfQ
) الذي تم تضمين المنتج فيه،
يتم أيضًا تغيير الكمية المطلوبة إلى
0
.
بمجرد تحديد أفضل العروض، يمكن اختيار المنتجات الفردية بالنقر على زر اختيار في نهاية كل صف.
بمجرد اختيار جميع المنتجات المطلوبة، انقر على طلبات عروض الأسعار (عبر شريط التنقل أعلى الصفحة) للعودة إلى نظرة عامة على جميع طلبات عروض الأسعار ( RfQs ).
بمجرد اختيار المنتجات المطلوبة من صفحة مقارنة خطوط الطلبات ، يمكن إلغاء طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) المتبقية التي لم يتم اختيار أي منتجات منها.
يتم تلقائيًا ضبط التكلفة في عمود
الإجمالي
لكل منتج لم يتم اختياره على
0
، كما هو موضح في نهاية كل صف ذي صلة.
على الرغم من أنها لم تُلغَ بعد، فإن هذا يشير إلى أنه يمكن إلغاء كل من هذه الطلبات دون أن يكون لها تأثير على الطلبات النشطة الأخرى، بمجرد تأكيد تلك الطلبات.
لتأكيد طلب عرض السعر ( RfQ ) الذي تم اختيار المنتجات له، انقر على طلب عرض السعر ( RfQ )، ثم انقر على تأكيد الطلب .
يؤدي ذلك إلى ظهور نافذة منبثقة بعنوان ماذا عن طلبات عروض الأسعار البديلة؟ .
لعرض نموذج تفصيلي لأحد طلبات عروض الأسعار ( RfQs ) المدرجة، انقر على عنصر السطر الخاص بذلك العرض. يؤدي ذلك إلى فتح نافذة منبثقة بعنوان فتح: أوامر الشراء البديلة ، حيث يمكن عرض جميع التفاصيل الخاصة بذلك العرض المحدد.
بمجرد الانتهاء، انقر على إغلاق لإغلاق النافذة المنبثقة.
في نافذة ماذا عن طلبات عروض الأسعار البديلة؟ المنبثقة، يتم تقديم خيارين: إلغاء البدائل و الاحتفاظ بالبدائل .
إذا لم يتم تأكيد أمر الشراء ( PO )، انقر على تجاهل .
يؤدي تحديد إلغاء البدائل إلى إلغاء طلبات عروض الأسعار البديلة تلقائيًا. يؤدي تحديد الاحتفاظ بالبدائل إلى الاحتفاظ بطلبات عروض الأسعار البديلة مفتوحة، حتى يمكن الوصول إليها إذا كانت هناك حاجة لطلب كميات إضافية من المنتجات لاحقًا.
بمجرد طلب جميع المنتجات، حدد إلغاء البدائل من أي أمر شراء ( PO ) مفتوح في ذلك الوقت.
أخيرًا، باستخدام شريط التنقل في أعلى الصفحة، انقر على طلبات عروض الأسعار للعودة إلى نظرة عامة على جميع طلبات عروض الأسعار ( RfQs ).
يمكن رؤية الطلبات الملغاة، حيث يتم عرضها باللون الرمادي مع حالة ملغى في عمود الحالة في نهاية الصفوف ذات الصلة.
الآن، بعد طلب جميع كميات المنتجات، يمكن إتمام عملية الشراء واستلام المنتجات في المستودع.
انظر أيضًا