إنشاء أمر مفتوح جديد
لإنشاء أوامر مفتوحة، قم بتفعيل ميزة اتفاقيات الشراء من إعدادات تطبيق الشراء . انتقل إلى تطبيق الشراء ‣ الإعدادات ‣ التكوين ، وتحت قسم الطلبات ، انقر على خانة الاختيار اتفاقيات الشراء . ثم انقر على حفظ لتطبيق التغييرات.
ملاحظة
بالإضافة إلى إنشاء أوامر مفتوحة، تسمح إعدادات اتفاقيات الشراء للمستخدمين أيضًا بإنشاء طلبات عروض أسعار بديلة (RfQs).
لإنشاء أمر مفتوح، انتقل إلى تطبيق الشراء ‣ الطلبات ‣ الأوامر المفتوحة ، وانقر على جديد . سيؤدي ذلك إلى فتح نموذج أمر مفتوح جديد.
قم بتكوين الحقول التالية في نموذج الأمر المفتوح الجديد لتحديد القواعد المسبقة للاتفاقية طويلة الأجل المتكررة:
-
ممثل الشراء : المستخدم المعين لهذا الأمر المفتوح. بشكل افتراضي، يكون هذا المستخدم هو منشئ الاتفاقية؛ يمكن تغيير المستخدم مباشرة من القائمة المنسدلة بجانب هذا الحقل.
-
نوع الاتفاقية : نوع اتفاقية الشراء المصنفة لهذا الأمر المفتوح. في iroom، الأوامر المفتوحة هي اتفاقية الشراء الرسمية الوحيدة.
-
المورد : المورد الذي يرتبط به هذا الأمر، سواء لمرة واحدة أو بشكل متكرر. يمكن اختيار المورد مباشرة من القائمة المنسدلة بجانب هذا الحقل.
-
العملة : العملة المتفق عليها لاستخدامها في هذا التبادل. إذا تم تفعيل عدة عملات في قاعدة البيانات، يمكن تغيير العملة من القائمة المنسدلة بجانب هذا الحقل.
-
الموعد النهائي للاتفاقية : التاريخ الذي سيتم فيه انتهاء صلاحية اتفاقية الشراء هذه. إذا كان هذا الأمر المفتوح لا يجب أن ينتهي، اترك هذا الحقل فارغًا.
-
تاريخ الطلب : التاريخ الذي يجب فيه تقديم هذا الأمر المفتوح إذا تم إنشاء طلب عرض سعر جديد مباشرة من نموذج الأمر المفتوح. إذا تم إنشاء عرض جديد، يتم تعبئة هذا الحقل تلقائيًا في حقل الموعد النهائي للطلب على طلب عرض السعر (RfQ).
-
تاريخ التسليم : تاريخ التسليم المتوقع للمنتجات المدرجة في طلب عرض السعر (RfQ)، إذا تم إنشاؤه مباشرة من نموذج الأمر المفتوح. إذا تم إنشاء عرض جديد، يتم تعبئة هذا الحقل تلقائيًا في حقل الوصول المتوقع على طلب عرض السعر.
-
المستند المصدر : أمر الشراء المصدر الذي يرتبط به هذا الأمر المفتوح. إذا لم يكن هذا الأمر المفتوح مرتبطًا بأي أمر شراء (PO) موجود، اترك هذا الحقل فارغًا.
-
الشركة : الشركة المعينة لهذا الأمر المفتوح المحدد. بشكل افتراضي، تكون هذه الشركة هي التي ينتمي إليها المستخدم الذي يقوم بإنشاء الأمر المفتوح. إذا لم تكن قاعدة البيانات متعددة الشركات، لا يمكن تغيير هذا الحقل، ويكون افتراضيًا للشركة الوحيدة المدرجة في قاعدة البيانات.
بمجرد تعبئة جميع الحقول ذات الصلة، انقر على إضافة صف لإضافة منتجات تحت عمود المنتج . ثم، في عمود الكمية ، قم بتغيير كمية كل منتج، وقم بتحديد السعر في عمود سعر الوحدة .
هام
عند إضافة منتجات إلى أمر مفتوح جديد، لا تتم إضافة الأسعار الموجودة مسبقًا تلقائيًا إلى خطوط المنتجات.
بدلاً من ذلك،
يجب
تحديد الأسعار يدويًا، عن طريق تغيير القيمة في عمود
سعر الوحدة
إلى السعر المتفق عليه مع المورد المدرج.
بخلاف ذلك، سيبقى السعر
0
.
لعرض وتغيير إعدادات اتفاقية الشراء الافتراضية للأوامر المفتوحة مباشرة من نموذج الأمر المفتوح، انقر على أيقونة ➡️ (السهم الأيمن) التي تصبح مرئية عند تمرير المؤشر فوق حقل نوع الاتفاقية ، حيث يتم إدراج الأمر المفتوح . يؤدي ذلك إلى الانتقال إلى إعدادات الأمر المفتوح.
من هنا، يمكن تعديل إعدادات الأوامر المفتوحة. ضمن قسم نوع الاتفاقية ، يمكن تغيير اسم نوع الاتفاقية ، وأيضًا تغيير نوع اختيار الاتفاقية . هناك خياران يمكن تفعيلهما لنوع الاختيار:
-
اختر طلب عرض سعر واحد فقط (حصري) : عند تأكيد أمر شراء، يتم إلغاء أوامر الشراء المتبقية.
-
اختر طلبات عروض أسعار متعددة (غير حصري) : عند تأكيد أمر شراء، لا يتم إلغاء أوامر الشراء المتبقية. بدلاً من ذلك، يُسمح بأوامر شراء متعددة.
في قسم بيانات عروض الأسعار الجديدة ، يمكن تحرير حقول الأسطر والكميات . يؤدي القيام بذلك إلى تحديد كيفية ملء عروض الأسعار الجديدة عند استخدام اتفاقية الشراء هذه.
هناك خيارين يمكن تفعيلهما للخطوط :
- استخدام خطوط الاتفاق : عند إنشاء عرض أسعار جديد، يتم ملء خطوط المنتجات مسبقًا بنفس المنتجات المدرجة في الطلب الشامل، إذا تم اختيار الطلب الشامل المذكور لعرض الأسعار الجديد.
- لا تقم بإنشاء خطوط طلب عرض أسعار تلقائيًا : عند إنشاء عرض أسعار جديد واختيار طلب شامل موجود، تنتقل الإعدادات إلى عرض الأسعار الجديد، ولكن لا يتم ملء خطوط المنتج.
وهناك خيارين يمكن تفعيلهما للكميات :
- استخدام كميات الاتفاق : عند إنشاء عرض أسعار جديد، يتم ملء كميات المنتجات المدرجة في الطلب الشامل مسبقًا على أسطر المنتجات، إذا تم اختيار الطلب الشامل المذكور لعرض الأسعار الجديد.
- ضبط الكميات يدويًا : عند إنشاء عرض أسعار جديد واختيار طلب شامل موجود، يتم ملء أسطر المنتجات مسبقًا، ولكن يتم ضبط جميع الكميات على . يجب على المستخدم ضبط 0 الكميات يدويًا.
بمجرد إجراء التعديلات المطلوبة، انقر على جديد (عبر التنقل في الأعلى) للعودة إلى نموذج الأمر المفتوح. ثم انقر على تأكيد لحفظ اتفاقية الشراء الجديدة هذه.
بمجرد تأكيدها، تتغير مرحلة الأمر المفتوح (في الزاوية العلوية اليمنى) من مسودة إلى جارية ، مما يعني أنه يمكن اختيار هذه الاتفاقية واستخدامها عند إنشاء طلبات عروض أسعار جديدة ( RfQs ).
نصيحة
بعد إنشاء وتأكيد أمر مفتوح، لا يزال بالإمكان تعديل المنتجات والكميات والأسعار، أو إضافتها أو إزالتها من اتفاقية الشراء.
