تعريف بالوظيفة
مدير المكاتب الأمامية هو المسؤول عن إدارة وتنسيق جميع أنشطة الاستقبال والخدمات المكتبية في المنشأة. يتولى القيادة الفعالة للفريق المسؤول عن استقبال العملاء والزوار وتقديم خدمات الدعم اللوجستي والإداري.
المسؤوليات
- إدارة وتنظيم أعمال الاستقبال والاستعلامات والهاتف في المكاتب الأمامية.
- توزيع المهام والمسؤوليات على فريق المكاتب الأمامية وتقييم أدائهم.
- التأكد من تقديم خدمات ذات جودة عالية وفقًا لمعايير المنشأة.
- التنسيق والتعاون مع الإدارات الأخرى لضمان سلاسة العمليات اليومية.
- إعداد التقارير الدورية عن أداء المكاتب الأمامية وتقديم المقترحات التحسينية.
- المساهمة في تخطيط وتطوير إجراءات وسياسات العمل المكتبي.
يلزم توافره
- بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب الأمامية أو الخدمات المكتبية.
- معرفة شاملة بأنظمة وإجراءات العمل المكتبي والخدمات اللوجستية.
- مهارات قوية في القيادة والتنظيم وإدارة الفرق.
- قدرة على التواصل الفعال والتعامل مع مختلف فئات العملاء والزوار.
- المرونة والقدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
من الجيد توافره
- فرصة للتفاعل اليومي مع العملاء والموظفين من مختلف المستويات.
- اكتساب خبرات قيادية في إدارة فريق العمل والعمليات المكتبية.
- المساهمة في تطوير إجراءات وممارسات العمل لتحسين كفاءة الخدمات.
- التعرف على مختلف جوانب العمل في المنشأة والمساعدة في تنسيق الأنشطة.
ما الرائع بشأن الوظيفة؟
- رواتب تنافسية مع باقة من الحوافز والمزايا الإضافية.
- بيئة عمل ديناميكية وداعمة للتطور المهني والشخصي.
- برامج تدريبية متخصصة في إدارة المكاتب وتنمية مهارات القيادة.
- فرص للمشاركة في المؤتمرات والندوات المتعلقة بإدارة المكاتب.