يمكن إرسال رسالة متابعة للعملاء عندما يتأخر الدفع. يساعدك iroom على تحديد المدفوعات المتأخرة ويسمح لك بجدولة وإرسال التذكيرات المناسبة باستخدام إجراءات المتابعة التي تقوم تلقائيًا بتشغيل إجراء أو أكثر وفقًا لعدد أيام التأخير. يمكنك إرسال المتابعات عبر وسائل مختلفة مثل البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الرسائل القصيرة.

الإعداد

لتكوين إجراء متابعة ، انتقل إلى المحاسبة ‣ الإعدادات ‣ مستويات المتابعة ، واختر أو أنشئ مستوى متابعة جديد. تتوفر العديد من إجراءات المتابعة افتراضيًا ضمن علامة التبويب الإشعار ، ويمكن تغيير الاسم وكذلك عدد الأيام . تتضمن إجراءات المتابعة المتاحة:

• إرسال بريد إلكتروني ؛

• إرسال رسالة بريدية ؛

• إرسال رسالة نصية قصيرة .

يمكنك استخدام قالب مُعد مسبقًا لرسائلك عن طريق اختيار قالب المحتوى . لتغيير القالب المستخدم، مرر فوق الحقل وانقر على –> . إذا كانت الرسائل النصية القصيرة مفعّلة، سيكون هناك حقل قالب SMS مخصص.

من الممكن إرسال تذكير تلقائيًا عن طريق تفعيل خيار تلقائي وإرفاق الفواتير المفتوحة ضمن إجراء متابعة معين.

عند النقر على علامة التبويب النشاط ، يمكن جدولة الأنشطة (المهام) تلقائيًا عندما يتم تفعيل المتابعة. للقيام بذلك، قم بتفعيل جدولة النشاط ، واختر شخصًا مسؤولاً عن المهمة. اختر نوع النشاط وأدخل ملخصًا حول كيفية التعامل مع النشاط إذا كنت ترغب بذلك.

تقارير المتابعة

تتوفر الفواتير المتأخرة التي تحتاج إلى متابعتها في المحاسبة ‣ العملاء ‣ تقارير المتابعة . افتراضيًا، يقوم iroom بتصفية الفواتير حسب الفواتير المتأخرة ، ولكن يمكنك أيضًا التصفية حسب تحتاج إلى إجراء في قائمة التصفية .

عند اختيار فاتورة، يمكنك رؤية جميع الفواتير غير المدفوعة للعميل (سواء كانت متأخرة أم لا)، مع ظهور تواريخ استحقاق الفواتير المتأخرة باللون الأحمر. يمكنك استبعاد الفواتير من المتابعة عن طريق النقر على استبعاد من المتابعات . يمكنك تعيين تذكيرات تلقائية أو يدوية وكذلك تحديد مسؤول عن هذا العميل.

لإرسال التذكيرات، انقر على متابعة ، وحدد الإجراء (الإجراءات) الذي ترغب في تنفيذه من:

• طباعة ؛

• البريد الإلكتروني ؛

• الرسائل النصية القصيرة ؛

• البريد العادي .

يمكنك إرفاق الفواتير وتغيير قوالب المحتوى من هذه الواجهة. عند الانتهاء، انقر على إرسال أو إرسال وطباعة .

مستوى الثقة للمدينين

لمعرفة ما إذا كان العميل عادةً ما يتأخر في الدفع أم لا، يمكنك تعيين مستوى ثقة من خلال تصنيفه كـ مدين جيد ، مدين عادي ، أو مدين سيئ في تقرير المتابعة الخاص به. للقيام بذلك، انقر على الدائرة بجانب اسم العميل وحدد مستوى الثقة.

إرسال التذكيرات دفعة واحدة

يمكنك إرسال رسائل التذكير دفعة واحدة من صفحة تقارير المتابعة . للقيام بذلك، حدد جميع التقارير التي ترغب في معالجتها، انقر على أيقونة الإجراءات (gear icon)، واختر معالجة المتابعات .