EDI، أو تبادل البيانات الإلكتروني، هو تبادل المستندات التجارية بين الشركات، مثل طلبات الشراء والفواتير، بصيغة معيارية. يضمن إرسال المستندات وفقًا لمعيار EDI أن الجهاز الذي يتلقى الرسالة يمكنه تفسير المعلومات بشكل صحيح. تتوفر العديد من صيغ ملفات EDI حسب بلد شركتك.

تتيح ميزة EDI أتمتة الإدارة بين الشركات وقد تكون مطلوبة أيضًا من قبل بعض الحكومات لأغراض التحكم المالي أو لتسهيل الإدارة.

تعد الفوترة الإلكترونية لمستنداتك مثل فواتير العملاء، الإشعارات الدائنة أو فواتير الموردين واحدة من تطبيقات EDI.

يدعم iroom، من بين أمور أخرى، الصيغ التالية.

اسم الصيغة	التطبيق
Factur-X (CII)	جميع العملاء
Peppol BIS Billing 3.0	جميع العملاء
XRechnung (UBL)	جميع العملاء
Fattura PA (IT)	الشركات الإيطالية
CFDI (4.0)	الشركات المكسيكية
Peru UBL 2.1	الشركات البيروفية
SII IVA Llevanza de libros registro (ES)	الشركات الإسبانية
UBL 2.1 (Columbia)	الشركات الكولومبية
السلطة الضريبية المصرية	الشركات المصرية
E-Invoice (IN)	الشركات الهندية
NLCIUS (Netherlands)	الشركات الهولندية
EHF 3.0	الشركات النرويجية
SG BIS Billing 3.0	الشركات السنغافورية
A-NZ BIS Billing 3.0	جميع العملاء

الإعداد

بشكل افتراضي، يعتمد التنسيق المتاح في نافذة الإرسال على بلد العميل.

يمكنك تحديد تنسيق فوترة إلكتروني محدد لكل عميل. للقيام بذلك، انتقل إلى المحاسبة ‣ العملاء ‣ العملاء ، افتح نموذج العميل، انتقل إلى علامة التبويب المحاسبة ، وحدد التنسيق المناسب.

الفوترة الإلكترونية الوطنية

حسب بلد شركتك (مثل إيطاليا ، إسبانيا ، المكسيك ، إلخ)، قد يُطلب منك إصدار مستندات فوترة إلكترونية بصيغة محددة لجميع فواتيرك. في هذه الحالة، يمكنك تحديد تنسيق فوترة إلكتروني افتراضي لمجلة المبيعات الخاصة بك.

للقيام بذلك، انتقل إلى المحاسبة ‣ الإعداد ‣ المجلات ، افتح مجلة المبيعات الخاصة بك، انتقل إلى علامة التبويب الإعدادات المتقدمة ، وقم بتمكين التنسيقات التي تحتاجها لهذه المجلة.

توليد الفواتير الإلكترونية

من فاتورة مؤكدة، انقر على إرسال و طباعة لفتح نافذة الإرسال. قم بتحديد خيار الفوترة الإلكترونية لتوليد وإرفاق ملف الفاتورة الإلكترونية.

Peppol

تضمن شبكة Peppol تبادل الوثائق والمعلومات بين الشركات والهيئات الحكومية. تُستخدم بشكل أساسي للفوترة الإلكترونية، ونقاط الوصول الخاصة بها (وصلات إلى شبكة Peppol) تتيح للشركات تبادل الوثائق الإلكترونية.

iroom هو نقطة وصول و SMP ، مما يتيح إجراء معاملات الفوترة الإلكترونية دون الحاجة إلى إرسال الفواتير والفواتير الائتمانية عبر البريد الإلكتروني أو البريد التقليدي.

إذا لم يتم ذلك بعد، قم بتثبيت وحدة Peppol ( account_peppol ).

التسجيل

اذهب إلى الحسابات ‣ الإعدادات ‣ التهيئة . إذا لم تكن وحدة Peppol مثبتة، قم أولاً بتحديد خانة الاختيار تمكين PEPPOL ثم احفظ يدويًا .

قم بتعبئة المعلومات التالية:

• Peppol EAS . هذا هو نظام العنوان الإلكتروني الخاص بـ Peppol وعادة ما يعتمد على بلد شركتك. يقوم iroom غالبًا بملء هذا تلقائيًا برمز EAS الأكثر استخدامًا في بلدك. على سبيل المثال، الرمز المفضل لمعظم الشركات في بلجيكا هو 0208.

• نقطة النهاية Peppol . عادة ما يكون رقم تسجيل الشركة أو رقم التعريف الضريبي (VAT).

• رقم الهاتف بما في ذلك رمز البلد (على سبيل المثال، +32 في بلجيكا).

• البريد الإلكتروني للاتصال الرئيسي .

إذا كنت تنتقل من نقطة وصول أخرى، أدخل مفتاح النقل الخاص بمزودك السابق.

أخيرًا، انقر على تأكيد التسجيل . إذا كنت ترغب في استكشاف أو تجربة Peppol، يمكنك اختيار التسجيل في وضع التجربة . بخلاف ذلك، حدد وضع التشغيل الفعلي .

الآن، يمكنك طلب رمز التحقق ليتم إرساله إليك بالنقر على تحقق من رقم الهاتف .

يتم إرسال رسالة نصية تحتوي على رمز إلى رقم الهاتف الذي تم توفيره لإكمال عملية التحقق.

بمجرد إدخال الرمز والنقر على تأكيد ، سترى أن تسجيلك معلق للتفعيل. من هذه اللحظة فصاعدًا، يمكن تحديد الدفتر الافتراضي لاستلام فواتير الموردين.

يجب أن يتم تفعيله تلقائيًا في غضون يوم.

يجب أن يتم تحديث حالة تطبيقك قريبًا بعد تسجيلك في شبكة Peppol.

جميع الفواتير وفواتير الموردين يمكن الآن إرسالها مباشرة باستخدام شبكة Peppol.

التحقق من الاتصال

قبل إرسال فاتورة إلى جهة اتصال عبر شبكة Peppol، من الضروري التحقق من تسجيلهم كأحد المشاركين في Peppol.

للقيام بذلك، انتقل إلى المحاسبة ‣ العملاء ‣ العملاء وافتح استمارة العميل. ثم انتقل إلى تبويب المحاسبة ‣ الفواتير الإلكترونية ، اختر التنسيق المناسب، وتأكد من ملء رمز EAS الخاص بـ Peppol و النقطة الطرفية . بعد ذلك، اضغط على التحقق . إذا كان الاتصال موجودًا على الشبكة، سيتم تحديد صحة النقطة الطرفية الخاصة بهم كـ "صالحة".

من الممكن التحقق من حالة المشاركين في Peppol لعدة عملاء في وقت واحد. للقيام بذلك، انتقل إلى المحاسبة ‣ العملاء ‣ العملاء وقم بالتبديل إلى عرض القائمة. حدد العملاء الذين تريد التحقق منهم ثم اضغط على الإجراءات ‣ التحقق من Peppol .

إرسال الفواتير

بمجرد أن تصبح جاهزًا لإرسال فاتورة عبر شبكة Peppol، ببساطة اضغط على إرسال وطباعة في نموذج الفاتورة. لإرسال عدة فواتير دفعة واحدة، حددها في عرض القائمة واضغط الإجراءات ‣ إرسال وطباعة ؛ سيتم إرسالها لاحقًا على دفعات. يجب تفعيل كل من خيار BIS Billing 3.0 وخيار إرسال عبر PEPPOL .

الفواتير المنشورة التي يمكن إرسالها عبر Peppol يتم وضع علامة عليها كـ جاهزة لـ Peppol . لعرضها، استخدم فلتر جاهزة لـ Peppol أو انتقل إلى لوحة التحكم المحاسبية واضغط على فواتير جاهزة لـ Peppol في دفتر المبيعات المقابل.

بمجرد إرسال الفواتير عبر Peppol، يتم تغيير الحالة إلى قيد المعالجة . يتم تغيير الحالة إلى تم بعد تسليمها بنجاح إلى نقطة الوصول الخاصة بالعميل.

يتم تشغيل مهمة مجدولة (cron) بانتظام للتحقق من حالة هذه الفواتير. من الممكن التحقق من الحالة يدويًا قبل تشغيل المهمة المجدولة من خلال الضغط على جلب حالة فاتورة Peppol في دفتر المبيعات المقابل على لوحة التحكم المحاسبية.

استلام فواتير الموردين

مرة واحدة يوميًا، تتحقق مهمة مجدولة (cron) مما إذا كانت هناك مستندات جديدة قد تم إرسالها إليك عبر شبكة Peppol. يتم استيراد هذه المستندات تلقائيًا ويتم إنشاء فواتير الموردين المقابلة كمسودات.

إذا كنت ترغب في استرداد مستندات Peppol الواردة قبل تشغيل المهمة المجدولة، يمكنك القيام بذلك من لوحة التحكم المحاسبية على دفتر الشراء الرئيسي لـ Peppol الذي قمت بإعداده في الإعدادات. فقط اضغط على جلب من Peppol .