المصروفات المؤجلة

المصروفات المؤجلة

المصروفات المؤجلة و الدفعات المسبقة (المعروفة أيضًا بـ المصروفات المدفوعة مسبقًا ) هي تكاليف تم دفعها مسبقًا للحصول على منتجات أو خدمات لم تُستلم بعد.

تُعتبر هذه التكاليف أصولًا للشركة التي دفعتها لأنها دفعت مسبقًا للحصول على منتجات وخدمات لم تستلمها أو تستخدمها بعد. لا يمكن للشركة تسجيلها في بيان الأرباح والخسائر الحالي أو بيان الدخل لأنها ستُصرف فعليًا في المستقبل.

يجب تأجيل هذه التكاليف المستقبلية في ميزانية الشركة إلى أن يتم التعرف عليها دفعة واحدة أو على مدى فترة محددة في بيان الأرباح والخسائر.

على سبيل المثال، لنفترض أننا ندفع 1200 دولار دفعة واحدة مقابل سنة واحدة من التأمين. ندفع الآن ولكن لم نستخدم الخدمة بعد. لذلك، نسجل هذه المصروفات الجديدة في حساب الدفعات المسبقة ونقرر التعرف عليها شهريًا. على مدار الأشهر الـ12 التالية، سيتم التعرف على 100 دولار كمصروف شهريًا.

يدير نظام iroom للمحاسبة المصروفات المؤجلة عن طريق توزيعها على إدخالات متعددة تُسجل دوريًا.

ملاحظة

يتحقق الخادم مرة واحدة يوميًا إذا كان يجب تسجيل إدخال. قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 24 ساعة قبل أن ترى تغييرًا من مسودة إلى مُسجلة .

الإعدادات

تأكد من أن الإعدادات الافتراضية مهيأة بشكل صحيح لنشاطك التجاري. للقيام بذلك، اذهب إلى المحاسبة ‣ الإعدادات ‣ الإعدادات . الخيارات التالية متاحة:

دفتر اليومية

تُسجل الإدخالات المؤجلة في دفتر اليومية هذا.

حساب المصروفات المؤجلة

تُؤجل المصروفات في هذا الحساب من الأصول المتداولة حتى يتم التعرف عليها.

حساب الإيرادات المؤجلة

تُؤجل الإيرادات في هذا الحساب من الخصوم المتداولة حتى يتم التعرف عليها.

توليد الإدخالات

افتراضيًا، يقوم نظام iroom بتوليد الإدخالات المؤجلة تلقائيًا عند تسجيل فاتورة المورد. ومع ذلك، يمكنك أيضًا اختيار توليدها يدويًا عن طريق تحديد الخيار يدويًا ومجمعة .

حساب المبلغ

لنفترض أن فاتورة بقيمة 1200 دولار يجب تأجيلها على مدى 12 شهرًا.

  • الخيار الأشهر يُحسب 100 دولار لكل شهر بناءً على عدد الأيام في ذلك الشهر (مثل 50 دولارًا لأول شهر إذا كان تاريخ البدء في منتصف الشهر).

  • الخيار الأشهر الكاملة يعتبر كل شهر مكتملًا بالكامل (مثل 100 دولار لأول شهر حتى إذا كان تاريخ البدء في منتصف الشهر)؛ هذا يعني أنه باستخدام الخيار الأشهر الكاملة ، يتم التعرف على 100 دولار كاملة في الشهر الأول الجزئي، مما يلغي الحاجة إلى شهر إضافي للتعرف على الباقي كما هو الحال عند استخدام خيار الأشهر .

  • الخيار الأيام يحسب مبالغ مختلفة بناءً على عدد الأيام في كل شهر (مثل ~102 دولار لشهر يناير و~92 دولار لشهر فبراير).

توليد الإدخالات المؤجلة عند التحقق

نصيحة

تأكد من أن الحقول تاريخ البدء و تاريخ الانتهاء مرئية في علامة التبويب أسطر الفاتورة . في معظم الحالات، يجب أن يكون تاريخ البدء في نفس الشهر مثل تاريخ الفاتورة . يتم تسجيل إدخالات المصروفات المؤجلة بدءًا من تاريخ الفاتورة وتظهر في التقرير وفقًا لذلك.

بالنسبة لكل سطر في الفاتورة الذي يجب تأجيله، حدد تواريخ البدء والانتهاء لفترة التأجيل.

إذا كان الحقل توليد الإدخالات مضبوطًا على عند التحقق من الفاتورة ، يقوم iroom تلقائيًا بتوليد الإدخالات المؤجلة عند التحقق من الفاتورة. انقر على زر الإدخالات المؤجلة الذكي لعرضها.

يتم تسجيل إدخال واحد، بتاريخ مطابق لتاريخ المحاسبة الخاص بالفاتورة، لنقل مبالغ الفاتورة من حساب المصروفات إلى الحساب المؤجل. الإدخالات الأخرى هي إدخالات التأجيل التي تقوم، شهريًا، بنقل مبالغ الفاتورة من الحساب المؤجل إلى حساب المصروفات للتعرف على المصروفات.

مثال

يمكنك تأجيل فاتورة يناير بقيمة 1200 دولار على مدى 12 شهرًا عن طريق تحديد تاريخ بدء 01/01/2023 وتاريخ انتهاء 31/12/2023. في نهاية شهر أغسطس، يتم التعرف على 800 دولار كمصروفات، بينما تبقى 400 دولار في الحساب المؤجل.

التقارير

يقوم تقرير المصروفات المؤجلة بحساب نظرة عامة على الإدخالات المؤجلة الضرورية لكل حساب. للوصول إليه، اذهب إلى المحاسبة ‣ التقارير ‣ المصروفات المؤجلة .

لعرض عناصر اليومية لكل حساب، انقر على اسم الحساب ثم على عناصر اليومية .

تقرير المصروفات المؤجلة

ملاحظة

تُؤخذ في الاعتبار فقط الفواتير التي يكون تاريخ محاسبتها قبل نهاية الفترة المحددة في التقرير.

توليد الإدخالات المؤجلة المجمعة يدويًا

إذا كان لديك الكثير من الإيرادات المؤجلة وترغب في تقليل عدد الإدخالات اليومية المُنشأة، يمكنك توليد الإدخالات المؤجلة يدويًا. للقيام بذلك، قم بضبط الحقل توليد الإدخالات في الإعدادات إلى يدويًا ومجمعة . يقوم iroom بعد ذلك بتجميع المبالغ المؤجلة في إدخال واحد.

في نهاية كل شهر، اذهب إلى تقرير المصروفات المؤجلة وانقر على زر توليد الإدخالات . يتم توليد إدخالين مؤجلين:

  • إدخال مؤرخ في نهاية الشهر يُجمل، لكل حساب، جميع المبالغ المؤجلة لذلك الشهر. هذا يعني أنه في نهاية تلك الفترة، يتم التعرف على جزء من المصروف المؤجل.

  • إدخال عكسي لهذا الإدخال المُنشأ، مؤرخ في اليوم التالي (أي، اليوم الأول من الشهر التالي) لإلغاء الإدخال السابق.

مثال

هناك فاتورتان:

  • الفاتورة A: 1200 دولار يتم تأجيلها من 01/01/2023 إلى 31/12/2023

  • الفاتورة B: 600 دولار يتم تأجيلها من 01/01/2023 إلى 31/12/2023

في يناير

في نهاية يناير، بعد النقر على زر توليد الإدخالات ، تكون هناك الإدخالات التالية:

  • إدخال 1 بتاريخ 31 يناير:

    • الخط 1: حساب المصروفات -1200 -600 = -1800 (إلغاء إجمالي الفواتير)

    • الخط 2: حساب المصروفات 100 + 50 = 150 (التعرف على 1/12 من الفاتورة A وB)

    • الخط 3: الحساب المؤجل 1800 - 150 = 1650 (المبلغ الذي سيتم تأجيله لاحقًا)

  • إدخال 2 بتاريخ 1 فبراير، وهو الإدخال العكسي للإدخال السابق:

    • الخط 1: حساب المصروفات 1800

    • الخط 2: الحساب المؤجل -150

    • الخط 3: حساب المصروفات -1650

في فبراير

في نهاية فبراير، بعد النقر على زر توليد الإدخالات ، تكون هناك الإدخالات التالية:

  • إدخال 1 بتاريخ 28 فبراير:

    • الخط 1: حساب المصروفات -1200 -600 = -1800

    • الخط 2: حساب المصروفات 200 + 100 = 300

    • الخط 3: الحساب المؤجل 1800 - 300 = 1500

  • إدخال 2 بتاريخ 1 مارس، وهو الإدخال العكسي للإدخال السابق.

من مارس إلى أكتوبر

يتم الحساب بنفس الطريقة لكل شهر حتى أكتوبر.

في نوفمبر

في نهاية نوفمبر، بعد النقر على زر توليد الإدخالات ، تكون هناك الإدخالات التالية:

  • إدخال 1 بتاريخ 30 نوفمبر:

    • الخط 1: حساب المصروفات -1200 -600 = -1800

    • الخط 2: حساب المصروفات 1100 + 550 = 1650

    • الخط 3: الحساب المؤجل 1800 - 1650 = 150

  • إدخال 2 بتاريخ 1 ديسمبر، وهو الإدخال العكسي للإدخال السابق.

في ديسمبر

لا توجد حاجة لتوليد إدخالات في ديسمبر. إذا قمنا بالحساب لديسمبر، ستكون القيمة المؤجلة 0.

الإجمالي

إذا جمعنا كل شيء، سنحصل على:

  • الفاتورة A والفاتورة B

  • إدخالين (واحد للتأجيل وواحد للإلغاء) لكل شهر من يناير إلى نوفمبر

لذلك، في نهاية ديسمبر، يتم التعرف على الفواتير A وB بالكامل كمصروفات مرة واحدة بفضل آلية الإلغاء.