كيف يمكن لفندقك إدارة التدفق النقدي لتحسين استدامة الأعمال

ما هي إدارة التدفق النقدي؟

إن إدارة التدفق النقدي، والحركة الحقيقية أو الافتراضية للأموال في فندقك، أمر مهم للحفاظ على سير العمليات السلسة في عملك.

تعريف إدارة التدفق النقدي هو "عملية مراقبة وإدارة الأموال التي تنتقل إلى داخل وخارج عملك". تسمح الإدارة السليمة للتدفق النقدي في صناعة الضيافة لصاحب الفندق بالتنبؤ بدقة بمقدار الأموال التي قد يحتاجها العمل في أي وقت من أجل تلبية مسؤولياته المالية.

تحدث مشكلات التدفق النقدي عندما لا يتوافق توقيت التدفق النقدي لنفقاتك ودخلك. إذا كان لديك فواتير يجب سدادها، ولكن هناك تأخير في الفواتير التي أرسلتها، فإن تدفقك النقدي ينقطع وتبدأ في مواجهة الديون.

لتجنب هذا الموقف، تحتاج إلى إدارة تدفقاتك النقدية بكفاءة، لذلك ستقدم لك هذه المدونة بعض النصائح التي تساعدك على البقاء على اطلاع على شؤونك المالية.

جدول المحتويات

* 1.   ما هي إدارة التدفق النقدي؟

* 2.   لماذا تعد إدارة التدفق النقدي مهمة؟

* 3.   تحليل التدفق النقدي للفندق والتدقيق

* 4.   مثال على إدارة التدفق النقدي

* 5.   استراتيجيات إدارة التدفق النقدي

* 6.   أدوات إدارة التدفق النقدي: مدفوعات الضيوف والأتمتة

لماذا تعتبر إدارة التدفق النقدي مهمة؟

يمكن أن تتفاقم مشكلات التدفق النقدي بسهولة وتتحول إلى مواقف خطيرة. في الواقع، لا تنجو العديد من الشركات بسبب سوء إدارة التدفق النقدي.

ومن ناحية أخرى، فإن إدارة التدفق النقدي الفعّالة يمكن أن تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل، وتنمية أعمالك، وتحقيق أفضل النتائج لفندقك.

يعد التدفق النقدي أمرًا حيويًا في فندقك لأنك تحتاج دائمًا إلى المال في متناول اليد من أجل:

* دفع للموردين

* دفع الفواتير

* دفع ثمن الإصلاحات

* إجراء التجديدات

* دفع رواتب الموظفين

* استيعاب المبالغ المستردة والإلغاءات

إذا لم تكن تدر إيراداتك الواردة في الوقت المناسب أو بانتظام، فسوف تواجه مشاكل بسرعة. من المهم أن تتمكن من تأمين سيولة فندقك وبناء احتياطيات نقدية من خلال تتبع أدائك دائمًا واستخدام أي بيانات تحت تصرفك، وضمان المدفوعات في الوقت المحدد من العملاء والموردين. على سبيل المثال، عندما يأخذ وكيل السفر عبر الإنترنت (OTA) الدفع نيابة عنك، فأنت بحاجة إلى التأكد من المطالبة بدفعتك في أقرب وقت ممكن.

تحليل التدفقات النقدية للفندق والتدقيق عليها

يعد التحليل أمرًا مهمًا في كل جانب من جوانب عملك لتحديد أين يتم إنفاق الأموال، وأين تأتي الأموال، وأين يمكن توفير الأموال. يتيح لك تحليل التدفق النقدي اتخاذ القرارات بشأن كيفية تحسينه.

سوف تفعل:

* رفع أسعار غرفتك؟

* القيام بخفض التكاليف على نطاق واسع؟

* بذل الجهود لتحسين كفاءة الموظفين والتشغيل؟

* التبديل أو تغيير العروض الترويجية الخاصة بك؟

* تقديم حزم و/أو إضافات جديدة؟

* زيادة أو تقليل عدد القنوات التابعة لجهات خارجية التي تتصل بها؟

* قم بتغيير استراتيجيتك لجذب المزيد من الحجوزات المباشرة ؟

هذه كلها أسئلة يجب عليك أخذها في الاعتبار، ويمكنك الإجابة عليها بكل تأكيد إذا كنت تقوم بإجراء تحليلات منتظمة في ممتلكاتك.

إجراء تدقيق الإيرادات

تتضمن عملية تدقيق الإيرادات التحقق من جميع معاملات الإيرادات الخاصة بفندقك خلال فترة زمنية محددة. والفكرة هي تحديد المجالات التي قد تجني فيها شركتك المزيد من المال أو المجالات التي تنفق فيها أكثر مما تحتاج إليه. قد تحتاج إلى مراعاة الموسمية - فترات الذروة وغير الذروة - عند القيام بذلك.

سيتيح لك ذلك جمع الأفكار واتخاذ القرارات بناءً على البيانات وتبسيط تدفقاتك النقدية. إن تحديد عدد مرات إجراء التدقيق يعتمد عليك، ولكن تأكد من إجرائه كل بضعة أشهر على الأقل.

قدمت Upstay أربع خطوات سهلة لإجراء تدقيق الإيرادات:

1. التجزئة

إن تقسيم البيانات يجعل بياناتك أكثر انتشارًا وسهولة في الوصول إليها والعمل بها. بمجرد تقسيم البيانات، يمكنك الحصول على نظرة عامة جيدة حول هوية عملائك وما يفعلونه والقيمة التي يقدمونها لفندقك.

2. المقارنة

قارن نفسك بمنافسيك. إن اختيار فندق مماثل من حيث الحجم والنوع سيمنحك منظورًا جيدًا حول وضعك مقارنة بالفنادق الأخرى المتاحة في السوق للضيوف. استخدم ما يمكنك جمعه من معلومات حول الفنادق الأخرى لمعرفة المجالات التي يمكنك تحسينها أو اكتساب ميزة فيها.

3. التحليل

يتضمن هذا فحص العمليات الداخلية الخاصة بك. ويشمل ذلك جميع التقنيات المستخدمة حاليًا والموظفين وكشوف المرتبات بشكل عام. يجب أن يسلط تدقيق الإيرادات الضوء على أين تذهب الأموال وكيف يتم استخدامها - عندها فقط يمكنك إدارة الإيرادات بشكل أكثر فعالية.

هل تقوم بتعظيم إيراداتك المحتملة من جميع المجالات الممكنة مثل التوزيع وخدمات الأطعمة والمشروبات والخدمات الإضافية؟ تأكد من معرفة ما إذا كنت تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية ومتى تحققها.

إذا لم تتمكن من الوفاء بها، فهل هذا لأنها تحتاج إلى إعادة تقييم أم لأن هناك شيئًا لا يعمل كما ينبغي؟

4. نظرة عامة

الخطوة الأخيرة في العملية هي مراجعة أسعارك وإيراداتك ومواردك المالية. إن مراجعة استراتيجيات التسعير الحالية الخاصة بك ستتيح لك إجراء أي تعديلات ضرورية بناءً على تدقيقك.

تقنيات إدارة التدفق النقدي

لا يمكن التقليل من أهمية التدفق النقدي للفندق - فكيف يمكن لصاحب الفندق تحسين إدارة ممتلكاته وإدارة التدفق النقدي؟ يمكن أن تساعدك الاستراتيجيات التالية في ضمان حصولك دائمًا على النقد اللازم في متناول يدك.

استراتيجيات التسعير الديناميكية

ما هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة التدفق النقدي؟ الحصول على المزيد من التدفق النقدي. تعد استراتيجيات التسعير الديناميكية وسيلة لضمان تحقيق أقصى قدر من الإيرادات لكل غرفة، من خلال مراقبة عوامل مثل الطلب وأسعار المنافسين لتحديد أسعار الغرف المغرية للضيوف المحتملين مع تحقيق المزيد من المال لك.

تنويع الإيرادات

بصرف النظر عن الغرف، ما هي الطرق الأخرى التي قد يدر بها فندقك المال؟ إن تنويع مصادر الدخل من خلال خدمات مثل البار أو المطعم أو المنتجع الصحي أو عروض الجولات السياحية يمكن أن يزيد من التدفق النقدي ويجعل فندقك أكثر مرونة من الناحية المالية.

مراقبة النفقات

قم بمراجعة نفقاتك بشكل منتظم للحماية من الهدر المالي غير الضروري. يمكن أن تساعدك هذه العملية على تحديد المدخرات الجادة، على سبيل المثال استبدال العناصر التي تستخدم لمرة واحدة بأخرى قابلة للغسل، لزيادة مستويات النقد المتاح لديك.

توقعات التدفق النقدي للفندق

إن القدرة على التنبؤ بشكل صحيح بالطلب وإجراء توقعات للإيرادات والنفقات ستساعد بشكل كبير في تسهيل التدفق النقدي لفندقك.

إن استخدام أنظمة إدارة الإيرادات أو أدوات ذكاء الأعمال أو برامج الفنادق الأخرى مثل مدير القنوات ومحرك الحجز يسمح لك بتتبع عدد من نقاط البيانات بدقة لإبلاغ الاستراتيجية، مثل:

* أي من باقاتك أو عروضك الترويجية تقدم أفضل العوائد؟

* ما هي الإضافات المفضلة لدى الضيوف؟

* ما هي قنوات الحجز التي تعمل بشكل مثالي؟

* مقارنات أسعار السوق

* كيف يحدد المنافسون الأسعار

* ما هو مقدار العمالة والموظفين المطلوبين؟

كلما زادت المعلومات المتاحة لديك، كلما زادت دقة تحديد الأسعار في أوقات مختلفة من اليوم أو الشهر أو العام. ستعرف أيضًا نوع العروض التي يجب طرحها في السوق ومتى تستخدم عروضًا ترويجية معينة لجذب المزيد من الأعمال.

إن الحصول على رؤى رئيسية أمر مهم بشكل خاص في عصر كوفيد-19 عندما قد ينقطع الطلب في أي وقت، أو ينخفض بشكل عام، لأنك ستكون قادرًا على الاستجابة والتكيف بشكل أسرع.

تتلخص إحدى الاستراتيجيات الرئيسية في تحسين مزيج الأعمال الخاص بك. قد يكون من المغري في عام 2021 التعامل مع أي عمل وارد باعتباره عملاً عظيماً، نظراً للحالة غير المتوقعة التي يعيشها العالم. ومع ذلك، قد يؤدي هذا إلى المزيد من المشكلات. إذا أدى انخفاض قيمة الضيوف إلى خفض الإيرادات الإضافية، فقد تعاني أرباح الفندق مرة أخرى.

استراتيجيات إدارة التدفق النقدي

أحد الأشياء التي يمكنك القيام بها للحفاظ على تدفق نقدي صحي هو الاحتفاظ ببعض الفحوصات والمهام الصحية العامة في الاعتبار.

فيما يلي قائمة بالنصائح والحيل التي يمكنك استخدامها عند التفكير في كيفية منع ركود تدفقك النقدي:

* حدد شروط دفع واضحة على الفواتير المرسلة للضيوف

* إرسال الفواتير على الفور ومتابعتها في اللحظة التي يتأخر فيها السداد

* ضع دائمًا في الاعتبار الأسعار الموسمية والتنافسية

* التنبؤ بدقة قدر الإمكان

* بناء علاقات جيدة مع الموردين للتفاوض على شروط الدفع الممتدة

* انتبه إلى علامات التحذير مثل التأخير في الدفع أو الحصول على الدفع ونقص السيولة النقدية بين المعاملات

* تقييم الأداء بشكل منتظم لفهم مكان حدوث المشكلات

* إعداد عمليات الدفع الآلية حيثما أمكن ذلك

* دمج البائعين بحيث يكون هناك حد أدنى من حركة الأموال ويصبح من الأسهل التوفيق بين المدفوعات كلها في مكان واحد

* أن تكون واضحًا بشأن التكاليف الثابتة والمتغيرة

* تأكد من تحصيل جميع المبيعات الإضافية والإضافات لمنع تسرب الإيرادات

تذكر أن نجاح تشغيل فندق صغير يتطلب العديد من الأجزاء. إن الحصول على نظرة عامة واضحة هو أفضل طريقة لتحديد مشكلات التدفق النقدي المبكر وإصلاحها.

أدوات إدارة التدفق النقدي: مدفوعات الضيوف والأتمتة

إن خلق الكفاءة والوضوح في كيفية قبول المدفوعات من الضيوف ومعالجتها يمكن أن يساعدك بالتأكيد في تسهيل تدفقك النقدي. وكما ذكرنا، من المهم أن تتمكن من الحصول على أموالك في أسرع وقت ممكن وأن تتمكن من الوصول إلى هذه الأموال في أقرب وقت ممكن، لضمان توفر النقود في متناول يدك.

يتجه الضيوف والدول في مختلف أنحاء العالم بشكل متزايد إلى عدم استخدام النقود . والدول الخمس الأولى من حيث نسبة المدفوعات غير النقدية هي:

* بلجيكا (93%)

* فرنسا (92%)

* كندا (90%)

* المملكة المتحدة (89%)

* السويد (89%).

ومن المتوقع أن تشهد الدول الآسيوية طفرة في هذا المجال أيضاً. فقد أصبحت كوريا الجنوبية بالفعل ضمن العشرة الأوائل، وهي تتحول بسرعة إلى مجتمع لا يعتمد على النقود. وفي الصين، يتحول الشراء من نهج يعتمد على الهاتف المحمول أولاً إلى "الهاتف المحمول فقط".

لا تحتاج فقط إلى الاستعداد لذلك من منظور تجربة الضيف، بل من منظور تشغيلي أيضًا. تتمثل الخطوة الأولى في أتمتة مدفوعاتك عبر الإنترنت.

من خلال اعتماد حل معالجة مدفوعات الفنادق ، يمكنك أتمتة المعاملات وقبول المدفوعات وإرسال المبالغ المستردة بنقرة واحدة.

يتيح لك دمج بوابة الدفع مع محرك الحجز الخاص بك قبول الودائع عبر بطاقة الائتمان/الخصم في وقت الحجز، مما يساعدك على ضمان التدفق النقدي، ومنع الاستخدام الاحتيالي لبطاقات الائتمان، وتأمين الحجوزات (منع عدم الحضور).

إن فكرة الأتمتة هي فكرة يجب أن تترسخ في جميع أنحاء عملك إذا كنت تريد زيادة الكفاءة، وتسهيل تشغيل فندقك، واكتساب رؤى أكبر، وتحسين التدفق النقدي في نهاية المطاف. إن استخدام تكنولوجيا الفنادق لإدارة التوزيع والحجوزات والمدفوعات والتوقعات يضمن لك دائمًا الحصول على بيانات فورية ودقيقة ومتكاملة للعمل بها. سيتيح لك هذا معرفة صحتك المالية في أي وقت.

التوظيف وتعيين الموظفين

من الطبيعي أن عدد الموظفين الذين توظفهم، ومقدار ما تدفعه لهم، وعدد ساعات عملهم، كلها عوامل تؤثر على مقدار النقود التي لديك للعب بها.

تستمر معدلات العمالة والمزايا والتأمين والضرائب في الارتفاع، لذا فإن الكفاءة في التوظيف وتوظيف الموظفين يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في النتيجة النهائية.

لا يرغب أي صاحب فندق في أن يظل موظفوه في حالة من عدم الاستفادة الكاملة منهم نتيجة لعدم وجود ما يكفي من العمل للقيام به، ولكنك لا تريد أيضًا أن يكون موظفوك مرهقين ومرهقين بسبب عدم وجود عدد كافٍ منهم. تلعب التوقعات الدقيقة للطلب دورًا رئيسيًا في معرفة كيفية جدولة الموظفين والمهام مثل واجبات التدبير المنزلي.

تدخل الأتمتة والتكنولوجيا في عملية التفكير مرة أخرى هنا. كيف يقارن عملك بالتكنولوجيا الجديدة؟ على سبيل المثال، هل يمكن أتمتة مهام الاستقبال اليدوية بواسطة نظام إدارة الممتلكات ومدير القنوات؟ أصبحت المساعدة الافتراضية والتسجيل عبر الإنترنت أكثر بروزًا اليوم.

التأجير مقابل الشراء

سواء قمت بشراء أو استئجار فندقك التجاري فقد يكون لذلك أيضًا تأثير على التدفق النقدي.

هناك إيجابيات وسلبيات لكلا السيناريوهين. على سبيل المثال، إذا قمت بشراء العقار، فستحصل على الفوائد التالية:

* يمكنك بيعه - وهو أمر واضح ولكن القدرة على التصفية يمكن أن تكون ذات قيمة

* لديك القدرة على التحكم في التغييرات - إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات لتعزيز الأداء، فلديك الحرية في القيام بذلك

* تعتبر سداداتك تكلفة ثابتة يمكنك حسابها كل شهر

ومع ذلك، فإن بعض العيوب تشمل التكلفة الأولية الكبيرة، والمرونة المحدودة، والتكاليف المستمرة التي يتعين عليك تحملها.

يمنحك التأجير قدرًا كبيرًا من رأس المال المحرر، ولكن النفقات قد تكون متغيرة ويكون هناك قدر أكبر من عدم اليقين.

تأكد من أنك تزن جميع الخيارات عندما تفكر في الخطوة المالية الأفضل.